« 0723929100 צור קשר

כיצד מוגדר מפיק אירועים?

מפיק אירועים ידוע גם כרכז (או רכזת) אירועים, מתכנן, מנהל, מתאם, מתכנן כנסים ועוד.

מפיק אירועים הוא האדם שמרכז את כל ההיבטים של מפגשים מקצועיים ואירועים למיניהם. הוא לעיתים קרובות זה שבוחר את מקומות המפגש, מארגן הסעות ומתאם פרטים נוספים.

מה עושה מפיק האירועים?

מפיק אירועים בדרך כלל יבצע את הפעולות הבאות:

  • יפגש עם לקוחות על מנת להבין את מטרת הפגישה או האירוע.
  • יתכנן את היקף האירוע, כולל זמנים, מיקום, תוכנית ועלות.
  • יארגן הצעות מחיר מספקי שירות שונים (אולמות אירועים, סידורי פרחים, השכרות רכב או צלמים וכו').
  • יעבוד בצמוד עם הלקוח לבחירת מקום לקיום האירוע וספקי השירות השונים.
  • יבקר ויבדוק מקומות לוודא שהם עומדים בדרישות הלקוח.
  • יתאם שירותי אירועים כגון אולמות, תחבורה וקייטרינג.
  • יתייעץ עם הצוות באתרים השונים לצורך תיאום פרטים.
  • ניטור פעולות באירוע להבטחת שביעות רצון הלקוח והאורחים.
  • סקירת חשבונות ואישורי תשלום.

בין אם מדובר בחתונה, כנס חינוכי או אירוע עסקי, פגישות ואירועים מפגישים בין אנשים לטובת מטרה משותפת. מארגני אירועים עובדים בשיתוף פעולה עם גורמים רבים להבטיח שהמטרה מושגת בצורה החלקה ביותר. הם מתאמים כל פרט באירועים, מתחילתו ועד סופו. לפני פגישה, למשל, מארגנים יפגשו עם לקוחות להעריך נוכחות וקביעת מטרת המפגש. בזמן הפגישה, הם מטפלים בלוגיסטיקה כגון רישום אורחים והקמת ציוד אודיו \ וידאו עבור דוברים (במידה ונחוץ). לאחר האירוע הם עשויים לערוך סקר בין המשתתפים לגלות אילו נושאים עניינו אותם הכי הרבה.

מפיקי אירועים גם מחפשים אתרי מפגש פוטנציאליים, כגון בתי מלון ומרכזי כנסים. הם משקללים תנאי לינה (במידת הצורך) ושירותים נלווים שאותו אתר מספק, רמת נגישות לאורחים, ואטרקציות בקרבת מקום.

ברגע שאתר כלשהו נבחר, מפיק האירועים מתכנן את אזורי המפגש וספקי השירותים. למשל, הוא מנהל משא ומתן עם חברת קייטרינג שתספק את הארוחות לאורחים ומתאם תוכניות עם צוות האירוח (במידה וקיים); הם מתאמים את הדוברים, צוות הבידור ופעילויות אחרות. ביום האירוע, מפיק אירועים איכותי יוודא שרישום המשתתפים מושלם, שתיאום התחבורה מסודר ושחדרי ישיבות מוכנים וערוכים בהתאם לציפיות הלקוח.

כיצד נראת עבודתו של מפיק אירועים?

מפיק אירועים מבלה את רוב זמנו במשרדים. במהלך פגישות ואירועים, הוא בדרך כלל עובד בשטח (אולמות, מרכזי כנסים או מלונות). המפיק נוסע לעיתים תכופות להשתתף באירועים שהוא מארגן ומבקר באתרים פוטנציאליים, לעיתים במקומות אקזוטיים מקומיים ואף ברחבי העולם. מפיקים בדרך כלל מתואמים בו-זמנית עם כל הגורמים הקשורים באירוע.

עבודתו של המפיק יכולה להיות תובענית מאוד. המפיק מפקח על היבטים רבים של האירוע בעת ובעונה אחת, נדרש לעמוד באינספור מועדים, ומתזמן את פעילויותיהם של מספר קבוצות שונות במקביל.

רוב מפיקי האירועים עוסקים בתחום במשרה מלאה. בנוסף, רבים מהם נדרשים לעבוד שעות רבות, במיוחד בחודשים והשבועות שלפני אירוע מתוכנן.

בכל שאלה, פנו אל המקצוענים, פלאנרז הפקות אירועים.

הגדרת מפיק אירועים איכותי 5.00/5 (100.00%) 1 vote