מארגני חתונות מקצועיים

ארגון חתונות – 10 טיפים חיוניים להפיק אירוע כמו מקצוען

יום החתונה הוא אולי אחד הימים החשובים ביותר בחייהם של בני הזוג. החל מבחירת תמונות מהאירוסין, בחירת הספקים השונים, ועד יצירת רשימות מסודרות לבחירת אולם האירועים המתאים, יש המון פרטים שצריך לקחת בחשבון ולתכנן בצורה מסודרת עד לחופה. ארגון החתונה שלכם בכוחות עצמכם עשוי להרגיש לעיתים מבהיל ומלחיץ, אבל אם תאמצו את 10 הנקודות הבאות, יכול להיות שתמצאו שארגון חתונות לא חייב להיות שמור למקצוענים בלבד.

1. קביעת מסגרת תקציב לחתונה

חתונות יכולות להיות יקרות מאוד, וכמו כל אירוע אחר, יכול מאוד להיות שתרצו להוסיף פריטים לרשימה ככל שמתקרב תאריך המועד לאירוע – מה שעלול להביא אתכם לחרוג מהתקציב שקבעתם. קבעו תקציב ותעמדו בו. אם קיים סיכוי סביר שתרצו להוסיף פריטים בהמשך, דאגו למה שנקרא "מרווח תקציב בטוח" – מעין קופה קטנה עבור פריטים שטרם חשבתם עליהם ועלולים לצוץ בהמשך. המטרה היא לדאוג לכך שלא תחרגו מהתקציב שקבעתם מהיום הראשון. אם תבזבזו יותר על סידור הפרחים למשל, תאלצו לקצץ בפריט אחר מהרשימה. דאגו לשריין פריטים נחוצים ברשימת "חיוניים" ואת הפריטים הזניחים יותר ברשימת "זניחים".

2. יצירת ציר זמן

מלבד תקציב, יצירת ציר זמן היא חלק חשוב בארגון חתונה. צרו ציר זמן סביר, שמתאים ללוח הזמנים שלכם, ומפו את תאריכי היעד בלוח השנה. בהתאם לעיתוי החתונה, וודאו שיש לכם מספיק זמן לבצע הזמנות שעשויות לקחת זמן רב יותר מאחרות.

3. מציאת הכלים המתאימים לכם

כלי עבודה הם החברים הטובים ביותר של כל מארגן חתונות מקצועי. השוק מציע שלל של כלי עבודה שמטרתם לסייע למארגני חתונות – אפליקציות, מחשבונים מכוונים, אתרי השוואות מחירים ועוד. חלק ממארגני החתונות אוהבים לעבוד עם 'אקסל' בעוד אחרים מעדיפים את השיטה הישנה שמשלבת עט, דף נייר וכתיבה – זה תלוי בכם, אבל דאגו לעקוב אחרי כל ההוצאות בסופו של דבר אם ברצונכם שמאמצי הארגון שלכם ישתלמו.

4. בחירת הפרטים החשובים

ברגע שקבעתם את התקציב ותכננתם את ציר הזמן, הגיע הזמן לברר מהם הפרטים החשובים ביותר. גודל החתונה הוא אולי הפרט החשוב והמשפיע ביותר על התקציב, אז ראשית, צרו רשימת אורחים ותדבקו בה עד כמה שניתן. ברגע שסיימתם את הרשימה, הגיע הזמן לעבור לבחירת המיקום\האולם, התאריך והנושא (במידה ותרצו אירוע ייחודי). תקבעו פגישות עם בעלי\מנהלי אולמות, תקבלו רשימה של מה הם מספקים ולא מספקים ביום החתונה, תבקשו מהם לשלוח לכם הצעות מחיר מסודרות, ותבררו אילו תאריכים זמינים שמתאימים ללוח הזמנים שלכם. זוגות מתארסים כל הזמן כך שהתאמת התאריך שלכם לאולם שמצא חן בעיניכם עשויה להיות מטלה לא פשוטה. עיינו בחוזה בקפידה (כנ"ל לגבי חוזה מול כל ספק שירות) לפני החתימה, ותשאלו אם תוכלו להגיע בזמן אירוע כלשהו לצורך הערכת המקום כשהוא בפעולה ומלא באורחים. עבור מארגני חתונות חשוב ביותר לחוש את השטח בו יתקיים האירוע לפני התחייבות כלשהי.

 5. עיצוב אירוע איכותי

אין דבר מיוחד יותר מלעצב חתונה מותאמת אישית, עם טוויסט ייחודי שמציג לראווה את הסגנון והאופי של הזוג המאושר. לכן, אל תהססו לבקש את עזרת הסובבים להגדיר אתכם באופן אובייקטיבי מהצד, ועל סמך ההצעות, לעצב את החתונה הייחודית.

6. ספקי שירות לחתונות הם רכיב חשוב

תהיו עירניים בבחירת הספקים השונים – צרו גליון שמאגד את רשימת השמות ופרטי יצירת הקשר של כל ספק, כולל הערה של למה בחרתם דווקא בו וספק גיבוי לכל מקרה. ככלל אצבע, תמיד תזכרו שספק שירות לחתונה אינו שונה מספק שירות לתערוכה או אירוע של חברה כלשהי, רק שבמקרה הזה, הוא עשוי לספק קייטרינג, להיות תקליטן, לספק שירותי בר ומשקאות, תאורה, ריהוט, שזירת פרחים או בוטיק שמלות כלה. חשוב לקבוע פגישות עם כל הספקים ולערוך פגישות מעקב בכל כמה זמן לאורך הדרך – דאגו שהספק מרגיש כמו שלוחה שלכם כבר מהתחלת התכנון. יחד, אתם יוצרים סימפוניה וחוויה אחת מרגשת.

7. הכל מסתכם בשירות לקוחות

לא משנה איזה אירוע בתכנון, מארגני אירועים מקצועיים תמיד יוצאים מגדרם כדי להבטיח שירות מדהים. דבר אחד שמומלץ לשקול בארגון חתונה הוא ללכת צעד נוסף עבור כל המעורבים בחתונה, ותוכלו לעשות זאת בכל דרך שתראו לנכון. אחת ההמלצות היא למצוא ולארוז בשקית מהודרת מתנות מיוחדות שתוכלו להתאים אישית עבור המשפחות. להעניק לאורח את הרגשת הייחודיות ושחשבת עליו, יעלה את רמת הסיפוק וההנאה מהאירוע, שבתמורה יתורגם לזיכרון מתוק.

8. קחו מעט פסק זמן

לפעמים, אנשים שהחליטו לתכנן בעצמם את החתונה מגיעים לנקודה שפשוט אין להם את הכוחות הנפשיים להמשיך, במיוחד כשמועד החתונה מתקרב – וזה מובן ומקובל. לא מעט מפיקי אירועים ישמחו להמשיך את התכנונים מהמקום שהפסקתם. כמארגני חתונות מקצועיים, נוכל להעיד שאם תדבקו לכל הנקודות המצוינות מעלה ותעבירו הלאה את המידע, תקלו מאוד על עבודת המארגן ואף תוזילו את המחיר. זה נחמד לדעת שמישהו מקצועי ומנוסה ינהל את החתונה כפי שדמיינתם ותכננתם אותה בזמן שאתם נחים לקראת היום עליו חלמתם כל חייכם!

9.צפו לאתגרים

אף חתונה, גם כזו שתוכננה על ידי מפיקי האירועים המקצועיים ביותר, לא תעבור חלק לחלוטין. צפו למשהו לא מתוכנן וכשהוא קורה, תוכלו להיות מוכנים מראש או פשוט לתת לאירוע לחלוף בציפיה שכמה שפחות אורחים שמו לב. לכן, מומלץ מאוד לבדוק את הרשימות שלכם פעמיים ואפילו שלוש, ולשכור הפקת אירועים שתהיה מוכנה להתמודדות עם כל אתגר שעלול לצוץ. כל כך הרבה פרטים קטנים שלא יכלתם לצפות נוטים להופיע ביום החתונה, כגון רוכסנים שבורים על שמלות, סידורי פרחים חסרים, מיקום לא ידוע של ספק שירות כלשהו באולם ועוד. חשוב לשמור על קור רוח, ולערוך גיבוי לתוכנית הגיבוי. אם לקחתם על עצמכם את תפקיד מארגן החתונה, חתונות הן ללא ספק לא לבעלי לב חלש, אז דאגו לטפל בכל בעיה שתצוץ בהקדם האפשרי.

10. רגעי הפנמת ההישג

רוב הזוגות שוכחים לקחת כמה דקות ולהסתכל סביב כשהחתונה יוצאת לפועל והכל בתנועה. קחו כמה דקות להירגע, ותהנו מהישג ארגון אירוע טעון רגשית שימלא מקום בזכרונכם לשארית חייכם. זכרו שתכנון כל אירוע מוצלח צורך זמן רב, זיעה, עבודה ולפעמים גם דמעות – לקחת מעט זמן להפנים את כל התהליך שעברתם ביום החתונה ירגיש נפלא!

לסיכום

יכול להיות כיף מאוד להיכנס לנעליו של מפיק אירועים מקצועי ולארגן חתונה. הכלים והטיפים הנכונים יעזרו לכם לצלול לתוך תהליך שעשוי להיות קשה ביותר אבל מאוד מתגמל. אנו מקווים ש- 10 הנקודות שציינו יעזרו לכם בארגון החתונה שלכם.

• בדקו גם את הכתבה: עיצוב אירועים והפקת אירועים – מה ההבדל?

לפרטים נוספים בנושא ארגון חתונה, תיאום פגישה והצעות מחיר, צור עמנו קשר עוד היום, צוות מארגני חתונות המוביל בישראל – פלאנרז הפקות.

שאלות נפוצות

כמה עולה לארגן ולהפיק חתונה?

המחירים משתנים בהתאם לבקשות ורצונות הלקוח. לפרטים בקרו באתר וצרו קשר.

האם מחירים של הפקה בקיץ ובחורף הם אותו דבר?

לא. הפקת אירוע בקיץ לרוב תהיה יקרה יותר.

יש לי אירוע חתונה בקרוב מה עליי לעשות?

בקרו באתר, בחרו את חבילת ההפקה המתאימה ביותר עבורכם. שלחו טופס צור קשר עם פרטי האירוע, או בטלפון שבאתר.

איך מתאמים פגישה?

השאירו את הפרטים שלכם בטופס צור קשר עם פרטי האירוע, או צרו קשר בטלפון המופיע באתר.