« 0723929100 צור קשר

חברות הפקת אירועים ממליצים: 12 המלצות לאירוע מוצלח!

הפקת אירוע היא דבר מלחיץ במיוחד אפילו עבור מפיקי האירועים המנוסים ביותר. אף פעם אין מספיק שעות ביום ומשהו תמיד משתבש. אם תעשה כל מה שביכולתך כדי להיות יותר יעיל, הדבר יניב אירוע עוצמתי יותר וחיים פחות מלחיצים.

החל מניהול זמנים וכלה בטכנולוגיה, להלן 12 המלצות של חברות המתמחות בהפקת אירועים כדי להבטיח ששום דבר לא ייפול בין הכיסאות.

חברות הפקת אירועים

להלן 12 המלצות חמות להפקת אירוע כמו חברת הפקות אירועים המקצועית ביותר

המלצה מס' 1 להפקת אירוע: ארגן את הזמן שלך… ואת מקום העבודה שלך

יצירה של הרגלי עבודה יעילים מעצבת את הבסיס להפקה של אירוע פרודוקטיבי. תבנה את הימים שלך, תנקה את שולחן העבודה שלך – ותמצא זמן להפסקות. אפילו הפסקה של 15 שניות ממסך המחשב יכולה להפחית את העייפות בחצי!

אם תדאג לעצמך, תהיה לך יותר אנרגיה ויכולת ריכוז לדאוג לכל יתר הדברים. אבל תמיד תשאיר חלק מהיום שלך פנוי לאירועים בלתי צפויים. כמעט מחצית ממפיקי האירועים (44%) אומרים שהמכשול הגדול ביותר של פרודוקטיביות הוא בקשות של הרגע האחרון.

חברות הפקת אירועים לתכנון אירוע מנצח

המלצה מס' 2 להפקת אירוע: היצמד לתקציב

"אני אוהב תרשימי נתונים!" לא אמר אף מפיק אירוע אף פעם. ובכל זאת, יצירה של תקציב – והיצמדות אליו – הינה חיונית בכדי להימנע מחובות.

השתמש בטכנולוגיה שנמצאת ברשותך כדי להתמקד בפעילויות שמניבות את התשואה הגבוהה ביותר. לדוגמה, אפליקציות פרסומיות כמו ToneDen מבצעות באופן אוטומטי בדיקת A/B כדי שתוכל לדעת איזו מהפרסומות שלך מניבה מכירות בפועל.

המלצה מס' 3 להפקת אירוע: בחר אולם אירועים מהימן

מקום האירוע שלך יכול להעלות או להוריד את רמות הלחץ שלך. אולי אתה מחפש אולם אירועים לא מסורתי שייצור חוויה ייחודית. אך אתה גם מעוניין באולם אירועים שיהיה בטיחותי, מהימן וידידותי – שלא לדבר על כזה שמציית לתקנים.

מתחמי אירועים שמספקים שירותים כגון מקומות ישיבה, קייטרינג ותאורה מורידים את הנטל הזה מרשימת המטלות שלך. אך מה לגבי Wi-Fi? טכנולוגיות מידע שקיימות במקום? כל טכנולוגיה שאותה מקום האירוע מספק תפשט את התכנונים שלך.

המלצה מס' 4 להפקת אירוע: דאג לחוזים מפורטים

ככל שבחוזה ההתחלתי יש מידע רב יותר, כך ישנם פחות סיכויים לאי הבנות ותמרונים בהמשך. זה תקף גם לגבי החוזים אותם אתה עורך וגם לגבי אלה שאתה מקבל משותפיך.

מומלץ לקחת את הזמן כדי לקרוא את האותיות הקטנות, גם אם זה נראה מעייף ומיותר, הדבר יחסוך לך שעות של כאבי ראש בהמשך הדרך.

מפיק אירועים עסקיים מומלץ

המלצה מס' 5 להפקת אירוע: צמצם שינויים של הרגע האחרון

כדי להפיק אירוע מקצועי באמת, עליך לעבוד עם בעלי עניין: נותני חסות, יועצים ואמנים. הגדר ציפיות מראש עם כל אחד וקבע תאריך אחרון לביצוע שינויים.

למשל, דאג להבהיר לספקים שהם לא יכולים להתחרט אחרי תאריך מסוים. קבע עונשים עבור אמנים שמבטלים, במידה והדבר קורה. אתה לא יכול להימנע לחלוטין משינויים ברגע האחרון, אבל אתה בהחלט יכול לצמצם את התרחשותם.

המלצה מס' 6 להפקת אירוע: הסר את מכירת הכרטיסים מרשימת המטלות שלך

באירועים בהם נדרשת מכירת כרטיסים או הרשמה, העבודה לא צריכה להיות נטל נוסף על כתפיך. למעשה, שותף מכירת הכרטיסים שלך צריך לעזור לך באופן פעיל ולמכור את הכרטיסים בהרבה פחות מאמץ.

בחר בשותף שיעזור לך להפיץ את האירוע שלך באתרים שונים ברחבי האינטרנט ולמכור כרטיסים הישר דרך האתרים האלה. לאחר מכן, נצל את האינטגרציה של הפלטפורמה עם טכנולוגיות נוספות – כמו ה- CRM או פלטפורמת שיווק בדוא"ל – כדי לקדם את האירוע ולהרוויח ממנו בפחות מאמץ.

המלצה מס' 7 להפקת אירוע: תיתן למשתתפים להפיץ את השמועה

היופי ברשתות חברתיות הוא שהן עושות את השיווק במקומך, אם אתה נותן להן לעשות זאת. או ליתר דיוק, אם אתה מאפשר להן.

לא מספיק לפתוח חשבונות ברשתות חבריות. עליך "לזרוע" בהן. ליצור מסרי שיווק עקביים, לפרסם פוסטים אסטרטגיים ולהשתמש בכל רשת חברתית בהתאם לייעודה.

Facebook מהווה מקום נהדר לפרסום וידאו בזמן אמת. מה נמצא בלב ה- Instagram? צילום עשיר מבחינה חזותית. Twitter מתאים לפרסום הערות שנונות. בכל אחד מהם, השתמש בהאשטג (#) ייעודי עבור האירוע שלך.

המיתוג הזה ישתלם לך בהמשך, כשהמעריצים ישתפו את הפוסטים שלך בחשבונות האישיים שלהם.

אולם אירועים וורוד

המלצה מס' 8 להפקת אירוע: אחד בין פלטפורמות השיווק שלך

לאחר שטיפלת ברשתות החבריות שלך, הפוך את התהליכים לאוטומטיים. מקבץ פרסומים כמו Hootsuite יאפשר לך לקבוע מראש לוחות זמנים לפרסום פוסטים בכל פלטפורמה.

היכנס לאפשרויות ניתוח בכלים כדי לבדוק איך מסעות הפרסום שלך מתקדמים, בכדי שתוכל לבצע שינויים ושיפורים. המפתח ברשתות החברתיות הוא למצוא את האיזון העדין בין פרסום פעיל לפרסום סביל.

המלצה מס' 9 להפקת אירוע: הפוך כל תהליך אפשרי לאוטומטי

מלבד למאמציך ברשתות החבריות, ישנן דרכים רבות להפוך משימות שאותן אתה והצוות שלך עושים ביום יום לאוטומטיות. כיום, קיימות אפליקציות כמעט לכל דבר.

למשל, Trello מאפשרת תקשורת טובה יותר בין חברי הצוות. צור משימה באפליקציה ושלח הודעה לכל הצוות שלך בכל רגע באמצעות Slack בכל פעם שיש לך עדכון.

או סנכרן את נתוני האירוע שלך עם נתוני המכירות באמצעות איחוד טכנולוגיית מכירת הכרטיסים לאירוע שלך עם טכנולוגיית "Salesforce". שילובים כאלה עוזרים להפוך תהליכים לאוטומטיים ולהוריד אותם מרשימת המטלות היומית שלך.

המלצה מס' 10 להפקת אירוע: תהפוך את המידע לחבר שלך

נתונים יכולים להסיר ספק ממאמצי השיווק, המכירות והתפעול שלך. כשיש ברשותך מספרים אשר מגבים את ההחלטות שקיבלת, אתה מבזבז פחות זמן מחשבה ודאגה על הבחירות שעשית.

גישה להחזר השקעה ממסעות השיווק שלך עוזרת לך להצדיק את הבזבוזים. ומשמעותה של הכרה מדויקת של הערוצים שדרכם מגיעים קוני הכרטיסים שלך היא שאתה יכול לקדם את המאמצים הטכנולוגיים במקום הנדרש.

שימוש בנתונים יציבים מספק לך את היכולת לנהל משא ומתן ומאפשר לך לנתח את ההשפעות של כל ההחלטות שלך כדי שתוכל לבצע שינויים בהתאם.

 המלצה מס' 11 להפקת אירוע: תהיה מוכן להכל כדי למנוע דילול של משתתפים

בין אם נוצרה בעיה קטנה או בלגן גדול, וודא שיש לך תכנית חירום כדי להימנע מנסיגה של משתתפים. מזג אוויר לא נעים, תאונת דרכים, כשל טכנולוגי – כל הדברים האלה עשויים לשבש אירוע.

המלצה מס' 12 להפקת אירוע: בקש משוב

לא הרבה חברות הפקת אירועים טורחות לעשות זאת, אבל אל תפספס את ההזדמנות להפוך את האירוע הבא שלך לטוב יותר. ברגע שהאירוע שלך נגמר, שלח סקר לכל המשתתפים. התגובות יעזרו לך להבין אילו מאמצים יניבו את התשואה הגבוהה ביותר בשנה הבאה.

כדי להבטיח שהם באמת יקראו וימלאו את הסקר, הצע למשתתפים תמריץ ועשה זאת במהירות. מומלץ לשלוח סקר בתוך 24 שעות מקיום האירוע שלך.

מחפש חברות הפקת אירועים? הגעת לחברה מספר אחת. לתיאום פגישה והצעות מחיר, צור עמנו קשר עוד היום עם צוות מפיקי אירועים המוביל בישראל – פלאנרז הפקות. טלפון: 072-392-9100

חברות הפקת אירועים ממליצים 5.00/5 (100.00%) 3 votes

הכתבה "חברות הפקת אירועים ממליצים" מוגנת בזכויות יוצרים.
אם חיפשתם מפיקי אירועים מקצועיים לחתונה, בר - בת מצווה או האירוע העסקי שלכם, הגעתם למקום הנכון. "פלאנרז" - חברת הפקות אירועים המובילה בישראל.
הניחו למפיקים שלנו לעשות את כל העבודה הקשה עבורכם.
ליעוץ ותיאום פגישה, טלפנו אלינו ישירות: 072-392-9100
או השארי פרטים וניצור עמכם קשר בהקדם!