האתגרים הגדולים ביותר העומדים בפני מפיק אירועים לחברות

האתגרים הגדולים ביותר העומדים בפני מפיק אירועים לחברות

מפיק אירועים לחברות: האתגרים הגדולים ביותר להתמודדות

טכנולוגיה מצויינת אינה יכולה למנוע ממפיק אירועים לבוא ראש בראש עם מאות האתגרים שחייב לחוות לפני, תוך כדי ואחרי הפקת אירוע. מומחיות אמיתית של ניהול אירוע לא מתבססת על המכשולים והאתגרים האלו, אלא על הכישורים בהתמודדות איתם. אספנו את מיטב הבעיות בהם נתקלים מפיקי אירועים לחברות.

האלמנטים החשובים ביותר להפקת אירוע מוצלח

כמו שבנג’מין פרנקלין פעם אמר: ” הכישלון להתכונן הוא המתכון להיכשל”. ידע מצוין אודות כל חלקי האירוע יכול לעזור לך בבניית תכנית יציבה לפני תחילתו. להלן כמה אלמנטים בסיסייים לאירוע מוצלח:

  • מטרה: אם אתם מארגנים אירוע התרמה (ובואו נהיה אמיתיים) כל מה שחשוב זה הכסף, אתם צריכים מטרה חזקה כדי לשכנע אורחים פוטנציאלים להגיע לאירוע.
  • מקום: מטרת האירוע, קהל היעד והמקום חייבים להשתלב בהרמוניה. הטעות הגדולה ביותר של מארגני אירועים היא שהם לעיתים מתרכזים בנוחות כשהם בוחרים את מיקום האירוע. למעשה, התאמת המקום ביחס לקהל ומשימת האירוע חשובה לא פחות.
  • סדר: כדי לעקוב אחר הסדר של האירוע, תצטרכו להבין את שרשרת האירועים שמתקיימים. קבעו תהליכים ניהוליים חשובים, שייכו התחייבויות לחברי הצוות, וכדי להיות בשליטה תקבעו מפגשים תוך כדי האירוע.
  • טכנולוגיה: השכירו ספק טכנולוגיה אמין לאירוע כדי שתוכלו לעקוב אחר תהליכי האירגון העיקריים בו.
  • תכנית תקציב: תכנון אירועים לא נקבע על ידי כמה אתם מסוגלים לבזבז על האירגון, אלא על ידי כמה כסף תוכלו לבזבז בצורה חכמה ומחושבת. תפתחו תכנית תקציב חכמה כדי להימנע מהוצאות בלתי צפויות שהלקוח שלכם לא יאהב.
  • סיימו עם מסר: האירוע שלכם תמיד צריך להיות בנוי לשיכפול, אלא אם אתם מתכננים אירוע חד פעמי מסוים. תשתדלו לפתח מסר מסיים שהאורחים ייקחו איתם הביתה, מוצר משמעותי שתתנו בחינם ושישאיר חותם, וכו’.

שלושה שלבים עיקריים באירוע: תכנון, הוצאה לפועל, והערכה

אתגרים של הפקת אירועים לחברות עולים בכל אחד משלבי האירוע שכוללים תכנון, הוצאה לפועל והערכה. להלן מה שאתם צריכים לדעת על כל אחד מהשלבים:

תכנון

הצעד הראשון הוא תמיד קפיצה למים. אבל אם תתנו בראש בחלק של התכנון, יהיה לכם בסיס מצוין לבניית חוויות לאירוע מוצלח.

התחילו בעשיית חקר מעמיק המבוסס על דרישותיו של הלקוח. תחקרו את היעדים הגלויים והסמויים שעשוי להיות ללקוח שלכם, נסו למצוא יעדים דומים, פתחו את האסטרטגיה המתאימה ביותר. אחר כך, בצעו סיעור מוחות עם רעיונות רלוונטים ועל נושאים עם הלקוח – יחד, תבססו חזון לאירוע. לסיום, השכירו צוות לאירוע ותסיימו בתכנון הזמנים, תקצוב, ובחירת מיקום לאירוע.

הוצאה לפועל

בתום עבודת טרום האירוע, זה הזמן לעשות התאמות לוגיסטיות, כוח אדם, תקשורת במקום ועוד. פעולות שיעזרו לכם לעקוב ולהקל בתהליכי הרשמה, הן המפתח החשוב בשלב זה. וודאו שאתם יכולים לחזות את שרשרת האירועים בכל שלב, ורק ליתר ביטחון, כדאי שתהיה לכם תכנית חלופית.

הערכה

בשלב זה, הפעולות החשובות שתעשו יהיו סקירה של האורחים שלכם, הכנת דוחות, השוואה של פתרונות מול בעיות וכו’. נתחו והבינו אם אתם והצוות שלכם הצלחתם לעמוד במטרות שהצבתם ודונו בתוצאות עם הלקוח שלכם כדי לחשוב על דרכים להשתפר בעתיד.

מהם האתגרים הגדולים ביותר איתם מתמודדים מפיקי אירועים לחברות?

אף אחד לא מושלם. מלבד יותר מאלפי הפגישות העסקיות שבתיק העבודות שלך, מוניטין נוצץ כמפיק אירועים והכישורים יוצאי הדופן, אתם עדיין עלולים להיתקל באתגרים ומכשולים. המשיכו לקרוא את הרשימה שלנו על הבעיות הנפוצות ביותר בהם נתקלים מפיקי אירועים רבים:

  • תקציב מצומצם: זה קורה לכל אחד. ללקוח יש חלומות גדולים אך תקציב מאוד מצומצם. כמעצב ומפיק אירועים לחברות מקצועי בתחומו, אתה חייב להיות מוכן לדעת איך לנצל את מירב המשאבים שברשותך. כדי לעמוד בתקציב המצומצם ביותר, עלייך להשתמש בטכניקות משא ומתן ולשתף פעולה עם ספקים המציעים הנחות גדולות לאורך טווח.
  • נוכחות: כשהמופע שלכם מתחיל, אתם חייבים לשים לב שאנשים מגיעים. הבעיה של נוכחות נמוכה יכולה להיפתר על ידי השקעה גדולה יותר בתוכן איכותי תוך שימוש במערכת הרשמה. תצטרכו טכנולוגיה אמינה אשר תעזור לכם בתכנית הרשמה פשוטה וכך תקלו על עצמכם עם אסטרטגיה נכונה שתוכלו להיצמד אליה.
  • עקבו אחרי פרטים: אם אתם חושבים שזה לא ביג דיל שרוב האורחים שלכם מזמינים קפה או תה באירוע, אז אתם טועים בענק. כל פרט הכי קטן שיכול לספק לכם מידע על העדפותיהם של קהל היעד שלכם צריך להדליק לכם נורה אדומה, ויעזור לכם להיות מפיקי אירועים טובים יותר. על ידי שימוש בכלים אפקטיבים למעקב, תמנעו ניתוח ניתונים גרוע.
  • לפעמים צריך לתת לדברים להכשל: הדבר הזה עלול להישמע לכם כמו שטות מוחלטת, אך אחד האתגרים הגדולים ביותר כמנהל אירועים הוא היכולת לשחרר ולהירגע. לעשות שינויים של הרגע האחרון, הערכת אלפי סיכונים ולהילחץ בהיסטריה בגלל שהאורח העשירי לא הגיע לא יעזור לכם להיות מפיק אירועים עסקיים טובים יותר. מתכנן אירועים טוב מתחיל בהכנות מוקדמות כדי לפתח תכנית חכמה, לבטוח בטכנולוגיה ולקבל את העובדה שלא משנה מה תעשו יש דברים שלא ילכו כשורה.

לסיכום

האתגרים הגדולים ביותר של מפיק אירועים לחברות באים לידי ביטוי בכל שלבי האירוע. בעזרת תכנית אסטרטגית חכמה וטכנולוגיה טובה, תוכלו ללמוד כיצד לפתור כל בעיה שתתייצב מולכם בתכנון אירוע וכך גם להינות מהפירות של המקצוע המתגמל שלכם.

קרוא עוד בבלוג שלנו. לכל פנייה ושאלה פנו אלינו בדף צור קשר, המומחים שלנו יישמחו לעמוד לשירותכם.

האתגרים הגדולים ביותר העומדים בפני מפיק אירועים לחברות
5 (100%) 2 votes

פוסטים מומלצים

צור קשר

טלפון: 0723929100

השאירו פרטים לתיאום פגישה


רוצים להתרשם מהמחירים?

מחירון אירועים