הפקת כנסים: השלבים החשובים ביותר

הפקת כנסים: השלבים החשובים ביותר

הפקת כנסים: 6 השלבים שאסור לכם לפספס

הפקת כנסים היא משימה לא פשוטה. יש כל כך הרבה דברים להתכנן – החל ממציאת מיקום נכון ועד להזמנת דוברים, שיווק האירוע, טכנולוגיה מתאימה ועוד.

בין אם אתם מקצוענים בתחום הפקות כנסים או מפיקי אירועים מתחילים, הכנו רשימה של השלבים החשובים ביותר על מנת לעזור לכם בתכנון האירוע ולחסוך לכם לא מעט לחץ בתהליך.

1 בחירת מיקום

כשמדברים על הפקת כנסים, בחירת המיקום הנכון לכנס שלכם היא קריטית. האורחים שלכם הולכים לשבת במקום מסוים למעלה מ- 4 שעות במקרה הטוב, המקום חייב להיות נוח ומרווח.

לפי הנושא שבחרתם באירוע, האם תרצו שתהיה תאורה על הדוברים שלכם או תאורה שתחמם את כל האורחים? הרבה מאוד החלטות לגבי המיקום כדי שיתאים את הנושא והצרכים שלכם. חשוב מכל שתהיה אווירה טובה ומזמינה במקום, אחרי הכל אתם תדעו מה חשוב למוזמנים שלכם יותר מכל אחד אחר.

2 הזמנת דוברים לכנס

בחירת דוברים מעניינים ורלוונטים באירוע שלכם היא קריטית למשיכת קהל נלהב. דוברים מצויינים יהיו הגורם המכריע בהחלטה של אורח שיתלבט אם להגיע לכנס שלכם או לא.

במידה והכנס שלכם יהיה ידוע באירוח דוברים מרתקים, תוכלו לבנות מוניטין חיובי ובכך יהיה לכם קל יותר למשוך מוזמנים שנה אחרי שנה.

ישנם כמה אסטרטגיות כדי למשוך דוברים לכנסים שלכם, אחד מהם הוא להעניק להם אחוז מסוים מההכנסות של הכרטיסים לכנס, זאת בהתחשב בעובדה שאתם רק מתחילים ואין לכם מספיק הון עצמי כדי לשלם לדוברים על עמלם וזמנם.

תשקלו כמה אתם יכולים להרשות לעצמכם בתור התחלה, אם תוכלו לשלם לדוברים זה יהיה עדיף, אם לא תוכלו אז תהיו כנים ותאמרו זאת. יש הרבה אנשים מקצועיים שיהיו מוכנים לבוא מבלי לקבל תשלום, ויעדיפו אפילו את הפרסום שהם יקבלו מהחשיפה. החשוב מכל הוא שתהיו אמיתיים וכנים מהתחלה ולא להבטיח הבטחות שלא תוכלו לעמוד בהם, זה רק ייפגע בכם.

3 שיווק ממוקד ויעיל

כל המאמץ שלכם בהפקה ותכנון לא שווה דבר אם לא תמלאו את המקום ותמכרו כמה שיותר כרטיסים. שיווק דיגיטלי של הפקת כנסים היא משימה לא פשוטה, אך אם יודעים לעשות זאת בצורה נכונה ולהשתמש בכלים הנדרשים לכך, הסיכויים להצליח רק יעלו.

אחת הדרכים החשובות בתהליך תהיה שיווק ברשתות חברתיות – אנחנו לא יכולים להתעלם מכך, זוהי הפלטפורמה הכי חשובה שקיימת עבורכם בעולם בו אנו חיים.

לכולם יש חשבון פייסבוק או טוויטר או אינסטגרם ולרובם יש חשבון בכל הרשתות. תדאגו לפרסם כמה שיותר את הכנסים וכך תחדרו לתודעה ותמשכו את הקהל. הדבר האחרון שאתם רוצים הוא להיכשל במשימה הזאת ולהישאר עם חלל ריק.

4 בחירת הטכנולוגיה המתאימה

בכל הפקת כנס צריך טכנולוגיה, בחלק מהכנסים כל מה שנחוץ הוא מיקרופון ורמקול, באחרים נחוצה טכנולוגיה קצת יותר מתקדמת והפקה שלמה עם מקרנים, מסכי מגע, במה מוארת ועוד.

אין זה משנה איפה הכנס שלכם בספקטרום הזה, חשוב מכל שיהיה ברשותכם את כל הציוד הנדרש על מנת להעביר את המסר שלכם בצורה ברורה ומובנת.

ישנן אסטרטגיות שונות לגשת לסוגייה הזו, אחת מהן היא שאם תבחרו לבצע את הכנס שלכם במלון כלשהו, חשוב לדעת שברוב המלונות תצטרכו לשלם בעבור טכנולוגיה שלא תתאים בהכרח לצרכים שלכם.

לכן, עדיף להביא טכנולוגיה משלכם ואפילו ליצור קשר עם הספק המתאים לכך טרם הפקת הכנס ולהשכיר שירותים של צוות טכני מקצועי אשר יטפל בכל הנושא הטכנולוגיה של האירוע.

5 שיפור חווית האורחים

זהו היום הראשון של הכנס שלכם ויש לכם אירוע מלא באורחים! עכשיו, הגיע הזמן לוודא שלאורחים שלכם תהיה חוויה יוצאת מן הכלל. איך עושים זאת?

דרך אחת שאנחנו אוהבים היא להאכיל את האורחים. כדאי לבחור קייטרינג, לספק ארוחות, נשנושים, תה, קפה ואם אפשר גם ארוחות בוקר נחמדות.

זו בחירה אישית ובוודאי שיש לזה מחיר, אך אנו אוהבים לעשות זאת כיוון שזה טוב ל’מינגלינג’ ומוריד הרבה לחץ מהאורחים – זה “משאיר אותם באירוע” ולא מאלץ אותם לרוץ לחפש מסעדות באיזור.

במקומות המוקדשים לכנסים יש לעיתים חברות קייטרינג עימן הם עובדים, בררו את המחירים על כך, את סוג האוכל שהם מציעים (שתיה קרה\חמה) וכל בקשה מיוחדת שיש לכם. לבסוף, היפגשו עם הקייטרינג ותסגרו את כל הפינות.

6 ספונסרים לכנס שלכם

כשמדברים על הפקת כנסים אי אפשר להתחמק מהעובדה שיש כאן השקעה כספית, ותלוי בסוג הכנס שלכם ההשקעה עלולה להיות לא קטנה במיוחד. יש דרך טובה להוריד עלויות לאירוע שלכם הודות לספונסרים.

מציאת ספונסרים לכנס שלכם עלולה להיות משימה לא פשוטה במיוחד, היתרון שלכם בהיותכם בתחום הפקת כנסים ואירועים הוא שיש לכם הרבה אנשי קשר, נצלו זאת לבירורים על ספונסרים ונסו לפנות אליהם בגישה מזמינה ולא לוחצת מדי, אנו ממליצים לפנות במייל או בהודעה במקום להלחיץ בשיחת טלפון שלא מספקת זמן למחשבה לאדם שאיתו אתם מדברים.

הצלחה בהפקת כנסים היא הרגשה מעולה, ואנחנו בצוות פלאנרז הפקות אירועים בטוחים שהשלבים במאמר שלנו יעזרו לכם לחוות זאת.

לקריאת מאמרים נוספים תוכלו למצוא מידע חיוני כמו במאמר זה, בבלוג שלנו.

מעוניינים לדעת מחיר הפקת כנס? בקרו במחירון ההפקות שלנו.

קראו גם על אטרקציות לחתונה >>

5.0
03
צור קשר
צור קשר

טלפון: 0723929100

השאירו פרטים לתיאום פגישה


רוצים להתרשם מהמחירים?