הפקת כנסים ואירועים עסקיים

פלאנרז הפקות

שירות הפקת כנסים ואירועים עסקיים

הפקת אירוע יכולה להרתיע אנשים רבים, במיוחד אם מדובר באירוע הגדול הראשון בחייהם. צוות פלאנרז כאן כדי להסיר דאגה מליבך. במחיר סמלי, צוות ההפקות המקצועי שלנו משאיר אתכם חופשיים ונטולי דאגה.

ליעוץ מקצועי, תיאום פגישה והצעות מחיר, צור קשר עם המקצוענים שלנו בטופס או בטלפון הישיר: 072-392-9100

שירותינו כוללים: ארגון חתונותעיצוב חתונותהפקת אירועי יוקרה. למפרט השירותים, לחץ כאן. מעוניינים להכיר אותנו מעט יותר? עברו לדף אודות.

מלאו פרטים או צרו קשר טלפוני

בואו לקפה



כך תדאג להצלחת הכנס

התכנון והארגון

רשימת תכנון להפקת כנסים ולהפקת אירועים עסקיים

התחרות בתחום הפקות כנסים, הפקות אירועים לעסקים ואירועים דומים רק הולכת וגוברת.

מספר הכנסים והאירועים העסקיים בעליה חדה. עם המון השקות מוצר ואירועי שיווק למיניהם, הפקת כנס או הפקת אירוע לחברה שלך צריכנ להיות מושלמת. צעד אחד בכיוון הלא נכון עשוי לפגוע אנושות במוניטין ובמותג שלך.

קיבצנו כאן מספר פרטים שיעזרו לכם להימנע מהפגיעה במוניטין שלכם בתחום הפקת כנסים או הפקת אירועים לעסקים הבא שלכם.

תחילת עבודה: 8-12 חודשים לאירוע

בשלב זה של תהליך תכנון האירוע, תקבעו את היסודות להצלחה שלכם.

  1. קביעת יעדים ומטרות
  • מהי מטרת הכנס או האירוע העסקי שלכם?
  • כמה אנשים תרצו שיהיו נוכחים? או שייצפו בו בשידור חי?
  • אם האירוע שלכם חייב להיות רווחי, כמה כסף תרצו לעשות?
  • כמה יעלו הכרטיסים?
  • איפה האירוע יתקיים?
  1. קבעו תקציב משוער
  • קחו מספרים מאירועים שקיימתם בעבר לצורך אומדן
  • מלאו את החורים בעזרת הערכות עובדתיות
  1. בחרו פורמט ונושא
  • סיעור מוחות של נושאים (סעודה, כנס, מופע וכד’) שיתאימו למטרות שלכם
  • הדגישו את הקהל שיהיה נוכח בהפקת הכנס או אירוע עסקי ובחרו נושא מתאים
  1. בחרו מיקום, אולם, גן אירועים, וספקים
  • איזה איזור גיאוגרפי הכי מתאים לאירוע?
  • כמה אנשים יהיו נוכחים באירוע או הפקת כנסים שלכם?
  • האם תצטרכו לספק אינטרנט אלחוטי?
  • האם יש את התשתיות הנחוצות במקום?
  • האם יש ספקים מקומיים שתוכלו להסתמך עליהם?
  1. בחרו תאריך
  • בחרו תאריך אופטימלי ועוד תאריך משני לצורך גיבוי בעת קבלת כל האישורים הנחוצים.
  1. חפשו דוברים
  • חפשו דוברים טובים שהשתתפו באירועים דומים בעבר
  • תצרו רשימה של הדוברים האידיאלים
  • קבעו את הצעת המחיר שלכם לדוברים הפוטנציאלים לפני שיצרתם קשר
  • צרו קשר עם הדוברים האידיאלים והזמינו אותם
  1. התחילו בחיפוש נותן חסות (ספונסר)
  • תקבעו אילו סוגי פעולות אתם יכולים להציע
  • הסתכלו על אירועים דומים לשלכם וגלו מי היו נותני החסות שלהם
  • תצרו רשימה של ספונסרים אידאילים
  • פילוח של הקהל על מנת להבין את הערך לספונסרים
  • תקבעו את שיעור מחיר השוק של חבילות החסות שלכם

נכנסים לפרטים: 3-4 חודשים לאירוע

אחרי שבניתם את היסודות, שלב הבא בתהליך התכנון שלכם הוא נגיעות אחרונות בהפקת כנס או הפקת אירוע עסקי לפני שהקופות\הרשמות נפתחות.

  1. סגירת הדוברים
  • החתימו את הדוברים והפאנליסטים שלכם
  • אזנו את האג’נדה שלכם כדי לגרום לעיניין מצד המשתתפים
  • השיגו מידע ביוגרפי ותמונות
  • הסדירו נסיעות והתאמות לדוברים
  1. ארגנו את הכספים
  • בחרו את טכנולוגיית ההרשמה והכירטוס שלכם
  • תסגרו את הספונסרים לאירוע ואת התרומות שלהם
  • קבעו את מחיר הכרטיסים (מכירת ארוחות, קניה מוקדמת, וי.איי.פי)
  1. בנו את האתר הממותג שלכם
  • בניה של תוכן רלוונטי ותמונות מהימנות שיכבשו את חווית המשתתפים
  • עידכון האתר שלכם או בניה של אתר מותאם לאירוע החדש
  • תדאגו שתשתית האתר שלכם יוכל לעמוד בתנועה גוברת בשעות השיא
  • תדאגו שהאתר יהיה מותאם למכשירים ניידים
  1. התחילו לשווק את האירוע שלכם
  • התחילו לפתח מודעה שהיא בקו אחד עם מותג האירוע
  • תצרו עיניין מוקדם בעזרת אימייל ומדיה חברתית
  • השיגו קהל חדש בעזרת קידום ממומן ברשתות שונות
  • הפיצו את האירוע בלוחות שנה אונליין
  • כתבו פוסטים לבלוג שלכם לגבי האירוע או הפקת כנסים שלכם
  • תצרו סרטון פרומו שיקדם בצורה מושכת את האירוע
  1. פרטים אחרונים למקום
  • עבדו עם הקייטרינג ואשרו את התפריט
  • וודאו שיש לכם את הציוד הנדרש ואינטרנט אלחוטי
  • עברו על תכניות אבטחה הנדרשים עם הצוות שלכם
  • וודאו שיש לכם אישורים מיוחדים, רשיונות, ביטוחים
  • קביעת שלטי האירוע ותכנית תקשורת למשתתפים
  1. טיוטה של לוח הזמנים
  • יצירת טיוטת עבודה של לוח הזמנים של האירוע שלכם

פרטים אחרונים: חודשיים לאירוע

חודשים ספורים לפני האירוע הגדול, יש לכם הזדמנות לבנות התרגשות וליצור דחיפות בקרב המשתתפים באירוע להרשמה מוקדמת לפני שיהיה מאוחר מדי. (בהנחה שלא כל הכרטיסים נמכרו)

  1. שלחו תזכורות
  • יצירת קשר עם משתתפים באימייל ורשתות חברתיות
  • צרו קשר עם דוברים, פאנליסטים וספונסרים כדי לוודא שדואגים לכולם
  • צרו קשר עם ספקים כדי לאשר את ההתחייבויות שלהם
  1. דחפו למבצעים כדי לכבוש את יעדי הגעת המשתתפים שלכם
  • הבלטת תשומת לב ויצירת עיניין בקרב משתתפים ע”י ריטארגטינג (שיווק מחדש)
  • עידוד של הרשמות בדקה ה-90 ומכירת כרטיסים במייל ורשתות חברתיות

שבוע לאירוע הפקת כנסים או הפקת אירוע עסקי שלכם

האירוע שלכם רחוק בשבוע, אבל יש עדיין מספר דברים חשובים שזקוקים לתשומת לבכם.

  1. סיימו את לוח הזמנים לאירוע ואת התסריטים
  • בדקו שלכולם יש את אותו לוח הזמנים
  • קבלו אישור על כל תסריט לדוברים
  1. תקשרו על פרטים סופיים עם הפרטנרים שלכם
  • עדכנו את הקייטרינג שלכם לאירוע עם מספרי רישום סופיים
  • אשרו את לוחות הזמנים של הספקים, כולל שעות הגעה והקמה
  • בדקו שוב לגבי תשתיות, ציוד נחוץ ואינטרנט אלחוטי

אנו מקווים שמאמר זה יעזור לכם בעת הפקת אירועי חברה או הפקת כנסים שלכם ותוכלו להפיק את האירוע הטוב ביותר בחייכם. לגזור ולשמור. קראו עוד מאמרים בעלי ערך בבלוג שלנו.

הפקת כנסים ואירועים עסקיים
5 (100%) 1 vote

צור קשר

טלפון: 0723929100

השאירו פרטים לתיאום פגישה