« 0723929100 צור קשר

הטיפים הטובים ביותר להפקת אירועים פרטיים

אם אתם עובדים בתחום הפקת אירועים פרטיים, אז בטח לא צריך לספר לכם שמדובר באחת מהעבודות המלחיצות ביותר בעולם. כולנו אוהבים להיות תמיד בשליטה, לתכנן כל פרט קטן ולהבטיח שהכל ידפוק כמו שעון. על מנת להגיע לאירוע מושלם ובלתי נשכח, צריך להקדים בצעד אחד כל בעיה שתתעורר, להתכונן מראש לכל תקלה שעלולה להתרחש ולקחת בחשבון כל הפתעה לא צפויה. אז אם אתם רוצים להדהים את כולם באירוע פרטי מהסרטים שאתם הפקתם במו ידיכם, אנחנו ננסה לעזור לכם לעבור בהצלחה את המשימה הבלתי אפשרית הזאת. מצאנו עבורכם את הטיפים הטובים והמועילים ביותר שכל מתכנן אירועים חייב להכיר.

הפקת אירועים פרטיים

1. תגדירו סולם עדיפויות

הכלל הזה נראה כמו משהו מובן מאליו שאפילו לא צריך להרחיב עליו. כולנו יודעים שהגדרת סולם עדיפויות ברור ומסודר זה עיקרון מפתח בכל תכנון זמן נכון ויעיל. זה לא דורש המון מחשבה, זמן ומאמץ, ונראה שכל אחד יכול להצליח בזה. אבל תופתעו לגלות שהמון אנשים, אפילו מקצוענים מנוסים ומשופשפים נופלים בזה. קל מאוד להתפתות לכל הסחת דעת ולהזניח את המטלות הבוערות והדחופות ביותר מבלי לשים לב- לקרוא אימייל שהגיע, להתעדכן בנעשה ברשתות החברתיות, או להתעסק בפרוייקט צדדי ושולי שאינו נמצא בראש סדר העדיפויות שלכם ועדיף לדחות אותו למועד מאוחר יותר. מתכנני אירועים מתים על רשימות מפורטות, אבל צריך לדעת גם להיצמד אליהן. אם תכתבו רשימה של כל המשימות הדחופות ביותר שאתם חייבים לטפל בהם, אבל תשכחו ממנה ותשרפו את הזמן על שטויות ועניינים פחות חשובים, אז זה לא שווה כלום. המטרה של מפיק אירועים היא לספק אירוע מדהים שייחרט בזיכרון של כולם לזמן רב, וחלק מזה זה להציק ולנדנד לכל אנשי הצוות, לתזמן את עבודתם המשותפת, ולוודא שכל פרט באירוע יקלע לצרכים ולדרישות של הלקוח. אז לא צריך לבקש מאחרים מה שאתם לא דורשים מעצמכם, כל מפיק אירועים מוצלח חייב להגדיר סולם עדיפויות ברור ולדבוק בו.

2. תעבדו בצורה חכמה

כולם חושבים שהפקת אירועים פרטיים זאת עבודה פשוטה ונוצצת. אבל הדימוי של אדם שיושב על הבר, שותה משקה מרענן, מחלק פקודות באוזניה, ובכלל לא מלכלך את הידיים ועובד קשה לא ממש עולה בקנה אחד עם המציאות. כל אירוע מוצלח דורש כמה ימים של עבודה מסביב לשעון, התרוצצות אינסופית, ניהול משברים ופיתרון בעיות. על מנת שהלקוח יהיה מאושר וכל האורחים ייצאו עם חיוך רחב על השפתיים, המפיק עובד 18 שעות בלי הפסקה בהכנה לאירוע עצמו. חלק בלתי נפרד מהעבודה היא לחשוב כיצד אפשר לחסוך זמן יקר, לקצר תהליכים ולהשלים את העבודה בפחות שעות. כמובן שזה לא אומר שצריך לחפף, להשקיע פחות או לעגל פינות. אבל חייבים לעבוד בצורה חכמה ולנסות לייעל כל תהליך והיבט באירוע ובהכנה אליו. למה הכוונה? אולי להכין תדריך מפורט וברור עם כל הדגשים החשובים ולהעביר אותו לצוות העובדים על מנת שהם יבצעו את המשימות המוטלות עליהם בצורה חלקה ומהירה יותר, או אולי אפילו לעבוד בחדר נפרד ושקט- לא תאמינו כמה הרבה תצליחו לעשות בשעה אחת מבלי שהטלפון שלכם יצלצל, שתהיה מוזיקה רועשת ברקע או שהעמיתים שלכם לעבודה יציקו לכם וישאלו אתכם שאלות! מבלי הסחות דעת מיותרות שיטרידו אתכם קצב העבודה שלכם יגדל בצורה משמעותית ותוכלו להספיק הרבה יותר  בפחות זמן.

3. תנהלו משא ומתן

כל מפיק אירועים חייב להיות בעל ידע, יכולת וניסיון בניהול משא ומתן מול אנשי מקצוע שונים שנדרשים לעריכת האירוע. לא מדובר רק במשא ומתן בעת תחילת תהליך התכנון של הפקת אירועים פרטיים, אלא גם בעת סגירת החוזים מול ספקים שונים שתעבדו איתם לטווח הארוך. תנסו להתמקח, לעמוד על שלכם ולהשיג את המחיר הטוב ביותר. מפיק אירועים מוצלח חייב לעזור ללקוח להישאר בגבולות התקציב שהוא קבע מראש, ואפילו לחסוך להם כסף בזכות הקשרים שלו מול ספקים רבים. אם תוכלו להשיג ללקוחות שלכם שירותים מיוחדים שלא נגישים לאנשים פרטיים, הטבות שונות, או להציע מחירים נמוכים ואטרקטיביים במיוחד, הם ירוצו להשתמש בשירותים שלכם שוב ושוב וימליצו עליכם לכל מי שהם מכירים. מארגן אירועים מבוקש ומצליח מסוגל לדחוק בספקים ובנותני השירות להעניק ללקוח את השירות הטוב והאיכותי ביותר במחיר הנמוך ביותר. לשם כך, אתם חייבים לצבור ניסיון בעריכת משא ומתן ולדעת לעמוד על שלכם מול ספקים שונים לקראת הפקת אירועים פרטיים.

4. תתיידדו עם אנשי ההגברה, התאורה וההקרנה באירועים שלכם

שירותי האור והקול באירוע שלכם הם ההיבט המלחיץ ביותר בהפקתו. תחשבו היטב על ההיבט הלוגיסטי הזה, תתכננו כל פרט ותכינו מראש מענה לכל תקלה ואירוע לא צפוי. לא סתם לפני כל אירוע בודקים את מערכת ההגברה והקול עשרות פעמים ומוודאים שהכל עובד כמו שצריך. כל מכשיר שהתקלקל או בעיה פתאומית בציוד יכולים להרוס את כל האירוע ולהשאיר טעם מר במיוחד. מיקרופון שהפסיק לעבוד ברגע האחרון, מצגת שיש לתקן כשהאירוע כבר עומד להתחיל, או תאורה שצריך לכוון מחדש כשהאנשים כבר מתחילים להתאסף, כל זאת מצריך טכנאים ואנשי שירות מיומנים ומנוסים שתמיד יהיו בהישג ידכם. תבחרו בחברת הפקת אירועים פרטיים איכותית ותשמרו על קשרים טובים עם האנשים האחראיים על ציוד ושירות האור והקול באירועים שלכם. אם משהו משתבש ברגע האחרון, תמיד תוכלו לדעת שיש למי לפנות ועל מי לסמוך. זה יהפוך את החיים שלכם להרבה יותר קלים ויחסוך לכם המון לחץ וחרדה.

5 . תכירו היטב את מקום האירוע

הכוונה כאן היא לא ביקור מהיר וחד פעמי שעשיתם על מנת לבחון את האתר שבו ייערך האירוע. כשכל מפיק אירועים מגיע למקום שבו ייערך האירוע הוא סורק אותו ולומד אותו בעל פה. הוא בודק כל פרט קטן ומתרוצץ יום ולילה בין הספקים ונותני השירות על מנת להבטיח שהכל מתקדם כמו שצריך, שכולם מבינים את המוטל עליהם ועומדים בלוח הזמנים. גם בזמן האירוע הוא מסתובב בין האורחים ומוודא שכולם מרוצים. חשוב שתכירו את המקום שבו ייערך האירוע כמו את כף ידכם. על מנת לחסוך זמן ומאמץ, תכירו את צוות האולם, המועדון או המסעדה שבה ייערך האירוע, תשוחחו איתם ותבקשו מהם לעשות לכם סיור מפורט במקום ( שוב, ככה עובדים באופן חכם!)

6. אל תחששו לבקש עזרה- טובים השניים מן האחד

בתור מפיקי אירועים, אתם צריכים לתכנן את האירוע מא’ ועד ת’ ולגרום לחזון של הלקוח להתממש במציאות. הפקת אירועים פרטיים הוא תהליך כל כך מורכב ומסובך, תמיד משהו משתבש או לא הולך לפי התוכניות. זה יכול להיות מלחיץ ומתסכל, אבל הכי חשוב זה לשמור על קור רוח ולמצוא פיתרון מוצלח. אבל במקום שתעמיסו הכל על עצמכם ותתמודדו עם כל קושי ובעיה לבד, עדיף שתיעזרו בעמיתים, בצוות האתר, בנותני השירות, באנשי התאורה והקול או כל אדם אחר שיכול להועיל לכם-  וביחד תגבשו פיתרון או תוכנית פעולה. תמיד עדיף להתייעץ ולשלב כוחות. ייתכן שמישהו אחר כבר נתקל במצב דומה או שיש לו יותר ניסיון באותו תחום. זה לא מוריד מכבודכם וממש לא צריך להתבייש. לכולם יש מטרה אחת משותפת והיא לוודא שהלקוח יהיה מרוצה ושהאירוע יעבור בצורה הטובה ביותר. בחרנו במקצוע הזה בגלל הסיפוק האדיר בכל לקוח מאושר שנהנה מאירוע חלומי, ועל כל אחד מהצוות לתרום את חלקו ולהשתמש בכישורים ובנקודות החוזק שלו על מנת להבטיח עוד לקוח מרוצה ואירוע מוצלח.

הפקת אירועים פרטיים

סיכום- אתם גיבורי על!

אם עדיין לא הבנתם את זה, אז כל מפיק אירועים הוא בעצם גיבור על! בכל אירוע שאתם מפיקים אתם מגשימים חלומות לאנשים, מחוללים ניסים ועושים את הבלתי אפשרי. כשמדובר במפיק אירועים אמיתי, אין משימה שהוא לא יוכל לעמוד בה ואין עבודה שהוא לא יבצע. המטרה שלנו היא למלא כל בקשה של הלקוח ואנחנו אף פעם לא אומרים "לא" אלא אם כבר ממש נגמר לנו האוויר ואנחנו בקושי עומדים על הרגליים. הטיפים השימושיים במאמר הזה יעזרו לכם בתכנון וארגון האירוע הבא, יהפכו את החיים שלכם להרבה יותר קלים ויגרמו לו לעבור בצורה הרבה יותר זורמת ונעימה.

הפקת אירועים פרטיים 5.00/5 (100.00%) 3 votes

הכתבה "הפקת אירועים פרטיים" מוגנת בזכויות יוצרים.
אם חיפשתם מפיקי אירועים מקצועיים לחתונה, בר - בת מצווה או האירוע העסקי שלכם, הגעתם למקום הנכון. "פלאנרז" - חברת הפקות אירועים המובילה בישראל.
הניחו למפיקים שלנו לעשות את כל העבודה הקשה עבורכם.
ליעוץ ותיאום פגישה, טלפנו אלינו ישירות: 072-392-9100
או השארי פרטים וניצור עמכם קשר בהקדם!