« 0723929100 צור קשר

הטיפים המוצלחים ביותר להפקת וארגון אירועים לחברות

1. תספקו תקציר ותדריך מפורט וברור של האירוע

העצה הראשונה ברשימה היא די פשוטה אבל חשובה ביותר. לפני שאתם מתחילים בחיפוש המקום המתאים הפקת אירוע חברה הבא שלכם, תשבו עם כל המנהלים, והמשקיעים ( במידת הצורך) ותכתבו תיאור מפורט של האירוע שאתם רוצים לערוך. חשוב שתהיו סגורים על עצמכם ותדעו בדיוק מה אתם רוצים ומחפשים. רק לאחר מכן, תוכלו לחפש את השותפים, בעלי המקצוע ואולמות האירועים והכנסים שיהפכו את החזון שלכם למציאות ויעזרו לכם לערוך אירוע מוצלח, זה יקל על החיפוש שלכם ויבטיח שארגון האירוע יתנהל באופן הרבה יותר מהיר ויעיל.

כשאתם כותבים את התקציר והתיאור של הפקת אירועים לחברות, תהיו מעמיקים ויסודיים. אם תבינו לעומק את הצרכים שלכם תוכלו לבחור במקומות המתאימים והנכונים עבורכם. במקום להעלות דרישות מעורפלות ולהתפזר על המון מקומות שונים לאירוע שאתם מתכננים, תוכלו לצמצם את הרשימה ולהתמקד במקומות שעונים לכל הצרכים שלכם בצורה הטובה והמלאה ביותר. תשלחו בקשות להצעת מחיר ותחכו להצעה הטובה והמשתלמת ביותר. על מנת להתחיל ברגל ימין את ההתקשרות שלכם עם המקומות שבהם ייערך אירוע עסקי המתוכנן, חשוב שתתארו מה בדיוק אתם צריכים ומחפשים בצורה מובנת וברורה. זה ימנע מכם לפנות למקומות לא מתאימים ולבזבז את זמנם לשווא.

בתור מפיקי אירועים עסקיים עדיף שתכירו מגוון רחב של מקומות איכותיים ומתאימים ותפתחו איתם שותפות ארוכת טווח. גם אם מקום מסוים לא מתאים לאירוע הנוכחי שלכם, ייתכן שהוא יתאים לאירוע הבא שתערכו, לכן עדיף שלא תייצרו תדמית שלילית ומוניטין בעייתי.

חשוב שבעת משלוח הדרישות שלכם ותקציר האירוע, תראו להם שאתם יודעים ומבינים מה אתם עושים ותשדרו מקצועיות. תקציר טוב צריך להכיל את המטרות והדרישות של האירוע, התקציב, קיבולת המשתתפים המתאימה, מאפיינים חשובים שונים כמו גישה לבעלי מוגבלויות, וכל שירות ספציפי שאתם צריכים. תציינו בבירור על מה אתם יכולים להתפשר ועל מה אינכם יכולים להתפשר ולוותר בשום אופן. ככל שתספקו יותר פרטים מדויקים, כך המקום שפניתם אליו יוכל להיערך ולהתכונן בצורה טובה יותר לאירוע המתואר בבקשה ששלחתם ולספק את כל השירותים שאתם מחפשים.

הפעולה הפשוטה הזאת תבטיח שלא יהיה מצב של חוסר הבנה ופער ציפיות עם המקום שבחרתם לקיים בו את הפקת אירוע חברה שלכם. זה יעזור לכם לבנות שותפות חיובית ששני הצדדים רק ירוויחו ממנה. זה צעד יסודי והכרחי בכל תכנון וארגון מוצלח של אירוע תאגידי נפלא שיעבור ללא בעיות ותקלות.

2. תחשבו מחוץ לקופסה אך תפעילו שיקול דעת

כשאתם בוחנים את המקום המושלם ביותר להפקת אירוע שתכננתם, תפעילו יצירתיות ותחשבו מחוץ לקופסה. אל תיתקעו אם אותן אפשרויות שגרתיות ואחידות שמגבילות אתכם. מה שעבד בצורה מושלמת בפעם הקודמת יכול לא לספק את הסחורה עכשיו. אם קונספט ומיקום מסוים הצליח פעם אחת זה לא אומר שצריך להינעל עליו וללכת איתו בכל מחיר.

תעברו על רעיונות לאירועים מקוריים ויוצאי דופן ותנסו לקבל מהם השראה. תקפידו על גיוון וחדשנות. תנסו להשתמש במקומות לא שגרתיים לאירועים העסקיים שלכם או תנסו להשתמש בדרכים שונות באותו מקום. תבקשו מצוות והנהלת מקום האירוע ללכת לקראתכם ולנסות לממש את החזון הייחודי שלכם. כמו מפיקי אירועים עסקיים, גם הם מקצוענים וגם הם אוהבים לאתגר את עצמם!

אבל אם החלטתם להתפרע ולעשות משהו לא שגרתי, תפעילו שיקול דעת ותבטיחו שהתוכניות שלכם ישימות ומציאותיות. תבדקו היטב שהמקום שבחרתם בו לקיום האירוע שלכם מתאים לקונספט הלא שגרתי שיצרתם וערוך להוציא אותו לפועל בצורה מושלמת. תבחרו מקום וצוות שיענו על כל הדרישות והצרכים שלכם. אם תוכלו להציע ללקוח משהו שונה ומקורי שהם לא נתקלו בו במקום אחר, זה יכול להיות הקלף המנצח שלכם ולעזור לכם לקבל המון הזמנות מחברות וארגונים שמחפשים משהו מעבר ולא מוכנים להסתפק בקלישאות ותבניות מקובלות.

הפקת אירועים לחברות

3. תעבדו עם איש קשר אחד

כשאתם פונים למקומות שונים לקיום האירוע שלכם, תבקשו לדבר עם איש קשר אחד שירכז את המשא ומתן מולכם. אם תקבלו עשרות הודעות מכמה מנהלים שונים באותו המקום שיתנו הצעות, הערכות ותשובות סותרות ומופזרות זה רק יקשה על עבודתכם ויגרום לכם לבזבז המון זמן בניסיון להבין מי הציע מה ולמי כדאי לפנות. אם יש לכם איש קשר אחד שתוכלו לפנות אך ורק אליו תוכלו להבטיח שתהליך בחירת המקום הפקת אירוע חברה שאתם מארגנים יעבור בצורה היעילה, החלקה והמהירה ביותר. חשוב שתתנהלו מול אותו אדם שיתן לכם תשובות אחידות ועקביות ויידע במה מדובר, על מנת שלא תצטרכו להציג את הדרישות שלכם כל פעם מחדש ולדון בהיבטים שכבר עסקתם בהם.

עוד יתרון בהתנהלות מול נציג אחד היא היכולת לפתח יחסי חברות עם איש קשר זה, מישהו שיכיר אתכם לעומק, ויעניק לכם יחס חם ואישי. קשרים ויחסים טובים עם ספקים ונותני שירות הם חלק בלתי נפרד מעבודתו של מפיק אירועים עסקיים. אם היחסים ביניכם יהיו יותר כנים, ידידותיים וחיוביים, תוכלו לבנות שותפות פורייה וקונסטרוקטיבית שתועיל לכל הצדדים המעורבים.

4. תתייחסו לנותני השירות שלכם כאל שותפים ולא משרתים

כשמדובר בתכנון הפקת אירועים עסקיים גדולים לתאגידים כמו הפקת אירועים לחברות, קל מאוד לפגוע בנותני השירות, בעובדים ובבעלי המקצוע שאתם משתפים איתם פעולה על מנת לרצות את הלקוח ולענות על כל דרישותיו. כשאתם עובדים עם מקום מסוים שיארח את האירוע ושוכרים אנשי מקצוע שיהיו אחראיים על תאורה, הגברה, מלצרות וכו’, חשוב שתתייחסו אליהם בצורה מתחשבת ואדיבה. תראו בהם שותפים מלאים ולא ספקים נחותים שצריכים לציית לכל גחמה ופקודה שלכם.

הצוות של האולם, המסעדה או מרכז הכנסים שבחרתם לקיים בהם את האירוע מכיר אותו מבפנים ויודע הכול לגביו. רמת התפקוד והשירות שלהם ישפיעו במידה ניכרת על האירוע. תתנו להם להרגיש חשובים ומוערכים ותתייחסו אליהם כאל ידידים טובים. כך תוכלו לסמוך עליהם בעיניים עצומות ולהיות בטוחים שהם יעשו את המירב על מנת לספק את החוויה הטובה ביותר ללקוחות שלכם. תקפידו על גישה, צורת דיבור ויחס מנומסים, אנושיים וענייניים. אף אחד לא ישתדל ויתאמץ עבור אדם שחצן וזועף שאף פעם אי אפשר לרצות אותו. תתייחסו לעובדים ולצוות במקום האירוע כאל שותפים שווים ולא כאל חוליה זניחה באירוע המורכב שתתכננתם. אל תפחדו לזרוק מילה טובה, לשבח אותם כשמגיע להם ולהודות על המאמץ שהשקיעו.

על מנת לטפח יחסים מקצועיים של אמון והערכה חשוב להציב לעצמכם את אותם הסטנדרטים שאתם דורשים ומצפים לקבל מאחרים. אם אתם דורשים מאחרים להפגין כבוד ומקצועיות ולא מוכנים לעבוד עם מישהו שמזלזל בכם, מעגל פינות ולא לוקח אתכם ברצינות, אז אל תתנהגו בצורה כזאת כלפי אחרים. אם המקום שפניתם אליו לקבלת הצעה לקיום הפקת אירועים לחברות שאתם מתכננים עבד קשה עד השעות הקטנות של הלילה על מנת לספק לכם הצעה מפורטת, אל תקבלו את זה כמובן מאליו. תעברו היטב על המסמך שקיבלתם, תאשרו שקיבלתם אותה ותודו על המענה המהיר. לפני שתפנו בשאלה בנוגע להצעה שקיבלתם, תעברו עליה היטב ותוודאו שהיא לא נענתה כבר. אם תשאלו את אותן השאלות שכבר קיבלתם עליהן תשובה ברורה, אתם תשדרו לאולם האירועים שאתם מקווים לעבוד עמו שאתם מזלזלים בזמן ובמאמץ שהוא משקיע לענות לכם ולספק הערכת מחיר ראשונית והצעה מגובשת.

כשהצוות שאחראי על קיום האירוע שלכם יהנה לעבוד איתכם וירגיש הבנה, אכפתיות ותמיכה מצדכם, הוא יעשה מעל ומעבר על מנת לרצות אתכם ולסייע לכם ליצור אירוע מרשים ובלתי נשכח.

5. תייצרו תחושה של דחיפות

ליצור תחושת דחיפות היא דרך נפלאה לגרום למקומות שאתם בוחנים לקיים בהם את האירוע העסקי שלכם ללכת לקראתכם, להתגמש ולהסכים לדרישות ולתקציב שהצבתם. בעת משא ומתן עם כל אולם, מרכז כנסים או כל אתר אחר לקיום האירוע שלכם, תשדרו שאתם חייבים לסגור את כל הפרטים במהירות ולא יכולים לחכות. תתארו בפירוט את אילוצי לוח הזמנים שלכם ותפרטו את כל המקומות האחרים ששלחתם אליהם את תקציר האירוע ואתם מחכים לתשובה מהם. זה ייצור רושם שיש לכם ים הצעות ממקומות אחרים ושאין לכם הרבה זמן לבזבז, כך שהמקום שאתם רוצים לסגור בו את האירוע שלכם ירגיש שהוא חייב להרשים אתכם ולהגיש את ההצעה האטרקטיבית והמרשימה ביותר על מנת להשאיר אבק לכל המתחרים ולסגור את העסקה אתכם במהירות האפשרית. כמובן שלא צריך למתוח את החבל יותר מדי ולתת לשותפים הפוטנציאליים שלכם מסגרת זמן בלתי מציאותית רק כדי לסחוט מהם הצעה טובה במהירות האפשרית. לדרוש הצעה סופית ומפורטת תוך 6 שעות בלבד זאת לא הדרך הטובה ביותר להתחיל שותפות עסקית ולמצוא מקום מושלם הפקת אירועים לחברות.

טיפים להפקת אירועים לחברות | הפקת אירוע חברה 5.00/5 (100.00%) 2 votes

הכתבה "טיפים להפקת אירועים לחברות | הפקת אירוע חברה" מוגנת בזכויות יוצרים.
אם חיפשתם מפיקי אירועים מקצועיים לחתונה, בר - בת מצווה או האירוע העסקי שלכם, הגעתם למקום הנכון. "פלאנרז" - חברת הפקות אירועים המובילה בישראל.
הניחו למפיקים שלנו לעשות את כל העבודה הקשה עבורכם.
ליעוץ ותיאום פגישה, טלפנו אלינו ישירות: 072-392-9100
או השארי פרטים וניצור עמכם קשר בהקדם!