4 טעויות נפוצות בהפקת אירועים לחברות וכיצד להימנע מהם

4 טעויות נפוצות בהפקת אירועים לחברות וכיצד להימנע מהם

4 טעויות נפוצות בהפקת אירועים לחברות וכיצד להימנע מהם

כשמתכננים הפקת אירוע לחברות אתם מקריבים די הרבה בתור מפיקים. טעות הכי קטנה יכולה להפוך לכדור שלג שעלול להפוך במהרה לאסון. וכשזה קורה, תצטרכו לתת דין וחשבון.

בין אם אתם חלק מצוות או בין אם אתם יועצים נאמנים, המשיכו לקרוא ותגלו את הטעויות הנפוצות ביותר בנושא הפקת אירועים לחברות ואנו נגלה לכם כיצד להימנע מהם בדרכים הפשוטות ביותר

טעות 1#: לא הגדרתם מטרה בתכנון הפקת אירוע לחברה שלכם

לעולם אל תתחילו בתהליך תכנון האירוע מבלי שהגדרתם את היעדים והמטרות קודם כל. הבנה נחרצת של מה שהאירוע שלכם יועיל לעסק שלכם להשיג יעזור וידריך אתכם ואת כל הצוות שלכם בכל התהליך – שלא נדבר על כך שזה יגרום לכם לישון הרבה יותר טוב בלילה.

שאלה חשובה שאתם צריכים לשאול את עצמכם היא: מה אני מנסה להשיג מהאירוע? לדוגמא, תירגול מקצועי לצוות, זה משהו שבנוי לעזור לצוות בהבנה לעומק ולתת להם כלים וכישורים להתמודדות עם בעיות.

כשקבעתם את המטרה העיקרית שלכם, זה הזמן לקבוע יעדים שניתן למדוד כמו מספר הנרשמים, מספר הצופים שלכם, או אחוז האנשים שחזרו לאירוע נוסף. קחו בחשבון שהיעדים חייבים להיות ניתנים למדידה כך שתוכלו לשפר את האירוע הבא שלכם.

לאחר שקבעתם מטרות ויעדים, שתפו אותם עם הצוות שלכם כדי שהדבר ינחה את קבלת ההחלטות שלהם.

טעות 2#: אירוע חברה אינו מדבר אל הקהל שלכם

הרבה מפיקי אירועים משערים את רצונות המשתתפים באירוע מבלי לבחון אותם לפני. כדי להבטיח שאתם מעבירים את החוויה שהמשתתפים באירוע יאהבו, עליכם לבחון את האג’נדה של הפקת אירועים לחברות ולנסות לראות את האירוע דרך עיניהם של המשתתפים.

חשיבה מחוץ לקופסא יכולה לעזור לכם להבין מה חשוב ביותר לקהל המשתתפים בהפקת אירוע לחברה שלכם. תשאלו את עצמכם את השאלות הללו כדי לוודא שהקהל שלכם מרוצה ומחובר לאירוע.

  • האם הנושאים בהפקת האירוע מרעננים ורלוונטים?

האירוע שלכם חייב להיות באותו הקו של המטרות, האינטרסים והרצונות של המשתתפים באירוע.

  • עד כמה הפרזנטורים והדוברים באירוע מרתקים?

הפקת אירוע לעסקים עלול להתנהל סביב הנואמים והדוברים באירוע, אך נואם טוב משגשג רק כשהקהל מרותק ובעיניינים. השתתפות הקהל בפרזנטציה כלשהיא עלול להישמע כמו משהו שקורה באותו הרגע ותוך כדי האירוע. קיימים טכניקות וטכנולוגיות שאתם יכולים ליישם לפני כדי לעודד את ההשתתפות של הקהל.

  • האם יש לכם אסטרטגיית תקשורת?

אל תספקו לקהל שלכם רק מידע בסיסי על האירוע, בנוסף לפרטים הבסיסיים, כמו היכן האירוע יתקיים, אמרו לקהל שלכם מה הם יכולים לצפות מהפקת אירוע חברה שלכם.

 טעות 3#: ניהול לקוי ביצירת החוויה באירוע

מטרות ברורות וחוויות אשר ייגרמו לקהל שלכם להיות מעורבים ככל האפשר באירוע הוא המרכיב העיקרי להצלחה שלכם בערב הפקת אירועים לחברות. אך אם החוויה באירוע מתישה ומשעממת, הקהל שלכם ישים לב מיד.

רבים מהנכשלים בערב הפקת אירועי חברה, נכשלים בחוויה תוך כדי האירוע – החל מתורים ארוכים, אוכל לא ראוי ואפשרויות הקשורות למשקאות – אפשר להימנע מכך בקלות עם קצת תכנון. ענו על השאלות בהמשך כדי לזהות את הפערים בחוויה שאתם רוצים ליצור באירוע ותלמדו כיצד לתקן אותם.

  • האם הפקת אירוע לחברה שלכם לוקה באנשי צוות?

כמה שלא תנסו, אינכם יכולים לשאת את כל האירוע על הכתפיים שלכם לבד. בין אם הצוות שלכם קטן וחזק, או גדול, זה מתפקידכם לבנות צוות שיכול לעשות את העבודה בצורה הטובה והיעילה ביותר.

  • האם הקהל שלכם באירוע נאלץ לעמוד בתורים כל הזמן?

אם הקהל שלכם מבזבז שעות כדי להמתין לאוכל, משקאות או הגרוע מכל, ממתין בתור בכניסה, לגרום להם להישאר מרוצים ועם מורל גבוה תהיה מטרה לא פשוטה. למרות שאין “נוסחה” למזער את התורים, יש דרכים כדי לייעל ולהקטין את זמני ההמתנה (והלחץ).

  • האם הצוות שלכם מוכן לבלתי צפוי?

כשמשהו לא הולך כשורה בתכנון הפקת אירועים לחברות, אסטרטגיית תקשורת יעילה תעזור לכם להישאר בשליטה. אסטרטגיית התקשורת שלכם עם הצוות תבליט את יכולות התגובה שלכם ושל הצוות לסיטואציות שליליות. תלמדו ותיצרו אסטרטגיה טובה וכמובן תחלקו אותה עם הצוות שלכם.

  • האם הקהל שלכם יכול לספק חוות דעת בתום האירוע?

זה בלתי אפשרי שהכל יהיה מושלם ושכולם יהיו מרוצים ב-100 אחוז. אבל הודות לסקרים לאחר האירוע, תוכלו לשאול את הקהל משתתפים שלכם מה עבד, מה הם אהבו ומה לא.

טעות 4#: ביצוע האירוע שלכם מסתמך על טכנולוגיות ישנות

 הטעות האחרונה שבחרנו לשתף איתכם והיא גם הידועה ביותר בתחום הפקת אירועים לחברות היא שימוש בטכנולוגיות ישנות ולא יציבות.

התבוננו ברשימת הצ’ק ליסט שלכם. הוא בוודאי מכיל הכל, החל מתשלומים לספקים ועד למעקב אחר העדפות מזון. כמה זמן אתם והצוות שלכם משקיע בניהול המשימות הללו?

בעזרת רכישת כרטיסים באינטרנט ופיתרונות הרשמה, הצוות שלכם יכול לחדול ממשימות חוזרות שאינם מוסיפים לכם, ללקוחות שלכם ולעסק שלכם כל ערך. הכסף והזמן שתחסכו יכולים להיות מכוונים על דברים חשובים הרבה יותר – כמו למשל השגת מטרות החברה שלכם.

קראו עוד נושאים מעניינים בבלוג שלנו.

4 טעויות נפוצות בהפקת אירועים לחברות וכיצד להימנע מהם
5 (100%) 1 vote

צור קשר

טלפון: 0723929100

השאירו פרטים לתיאום פגישה