מארגן אירועים מקצועי © פלאנרז הפקות
מחפשים מארגן אירועים מקצועי לארגון האירוע שלכם? ארגון אירוע יכול להרתיע אנשים רבים, במיוחד אם מדובר באירוע הגדול הראשון בחייהם.
צוות פלאנרז כאן כדי להסיר דאגה מליבך. תמורת מחיר סמלי, צוות ההפקות המקצועי שלנו משאיר אתכם חופשיים ונטולי דאגה.
ליעוץ מקצועי, תיאום פגישה והצעות מחיר, צור קשר עם המקצוענים שלנו בטופס או בטלפון הישיר: 077-231-1100
שירותינו כוללים: אירועים הכל כלול, ארגון חתונות, עיצוב חתונות, הפקת אירועי יוקרה. למפרט השירותים, לחץ כאן.
מעוניינים להכיר אותנו מעט יותר? עברו לדף אודות.
מה כולל ארגון אירועים?
להלן סקירה של כמה מהשלבים הבסיסיים המומלצים בשלבי הארגון המוקדמים של האירוע. כמובן שלא נוכל לזהות את כל הפרטים עליהם תצטרך לחשוב (הודות ורוב הפרטים תלויים בסוג האירוע שתרצו לתכנן), אך אנו מקווים שהנקודות הבאות יספקו נקודת מוצא לתכנון וארגון האירוע שלכם.
10 צעדים לארגון האירוע
1. פיתוח יעדי האירוע ומטרות
הצעד הראשון הוא כמובן הגדרת מטרות ויעדים ריאליים. למשל: מדוע לארגן את האירוע ומה אתה מקווה להשיג?
2. גיבוש צוות עבודה
כל אירוע דורש מאמץ קבוצתי כזה או אחר לתיאום וטיפול בכל הפרטים. מומלץ לזהות וצוות אנשים שמתאימים לתפקידים כגון מנהלי אירוע, יו"ר אירועים או אפילו ועדות וועדות משנה שיהיו אחראיות על:
- ניהול מיקומי אירועים;
- דוברים;
- הווי ובידור;
- פרסום;
- ספונסרים;
- ניהול מתנדבים;
3. קביעת תאריך לאירוע
יתכן והתאריך כבר קבע מראש, במיוחד אם מדובר באירועים שגרתיים חודשיים, עונתיים או שנתיים. במידה ומדובר באירוע חדש, מומלץ לוודא את הפרטים הבאים לפני קביעת תאריך:
- לא למהר! באופן אידיאלי, אמורים להיות לך בין 4 ל- 6 חודשי תכנון (תלוי באופי האירוע).
- שים לב לחגים לאומיים ודתיים.
- הימנע מתקופות חופשי לימודים.
- בדוק את התאריכים המיועדים עם כל צוות הפקת האירוע.
4. מיתוג האירוע
אם תרצה שהאירוע שלך יתבלט, עליך לבחור נושא משכנע ומתוזמן שמייחד אותך ממתחריך. זה אומר שאתה צריך להציא נושא דינמי כללי תוך שיקול זהיר של שם האירוע – שכן הוא יכול להיות מושך תשומת לב עיקרי, במיוחד אם מדובר במדיה המקוונת.
סיעור מוחות סביב השם
כשאתה חושב על שם האירוע, שים לב:
- במה שונה האירוע שלך מאירועים דומים בענף?
- איזה מסר ברצונך להעביר באירוע?
תחשוב על סלוגן מושך:
אחרי שחשבת על שם לאירוע, נסה לעצב סלוגן – טקסט קצר, שמתאר את האירוע ושיהיה קשה לשכוח.
עיצוב לוגו:
השלב הסופי יהיה לעצב לוגו שנועד לייצג את האירוע שלכם. לוגו יכול להיות כלי מיתוג אפקטיבי – הוא מציע הכרה מיידית של האירוע בכל פריט פרסומי (למשל, חולצות, בקבוקי מים, שקיות וכו').
5. יצירת תוכנית מתאר
התוכנית אמורה לכלול את כל ההיבטים של האירוע, לרבות:
- מיקום, לוגיסטיקה וניהול ספקים (חוזים, אישורים, ביטוחים וכו').
- דוברים (זיהוי, אישורי הגעה, לוגיסטיקה וניהול).
- פרסום וקידום (מקוון ולא מקוון – למשל, אתר אינטרנט, שיווק מקוון; לוחות תאריכי אירועים; תוכניות מודפסות; תקשורת; שילוט; מדיה חברתית וכו').
- רישום (הרשמה באינטרנט, תשלום ומעקב וכו')
- חסויות וניהול שותפים.
- ניהול מתנדבים.
6. תהליכים אדמיניסטרטיביים
במילים אחרות, איך אתה מתכוון לעקוב אחרי שלבי התכנון, הרישום, התקציב, אורחים, רשימת דוברים וכו'?
7. זיהוי ואימוץ שותפים ונותני חסות
האם קיימים ארגונים עימם תוכל לחבור או להתקשר למטרת חסות כדי להוזיל עלויות ולהגדיל את מספר המשתתפים באירוע? כשאתה מערב אנשים אחרים או קבוצות באירוע, יש להם אינטרס לעזור בהפצתו והצלחתו.
דברים שמומלץ לשקול:
- חיפוש נותני חסות למימון חלקים מהאירוע. המבחר שלרשותך מונה בין היתר ארגונים לאומיים שאולי יהיו מעוניינים במימון מכירה פומבית של פריט כלשהו, עסק מקומי שיספק סחורות או שירותים (כגון פרחים, מפיות, מתנות וכו').
- שיתוף פעולה עם ארגונים קהילתיים שיוכלו להציע מקום ו\או סיוע בארגון ואיוש האירוע.
8. יצירת תוכנית פרסום
אפילו עם הנואם וצוות הבידור המהממים ביותר, כל אירוע זקוק לפרסום כלשהו. קידום אירוע מתחיל בהודעה או כרזה ראשונית באתר אינטרנט, אלון שנשלח בדואר או שליחת דואר אלקטרוני לרשימת דיוור קיימת. אף אירוע אינו מושלם ללא תכנית שכוללת תודות לנותני חסות, פירוט נקודות מטרת האירוע והצלחתו הצפויות.
9. קביעת תקציב
התקציב צריך לשלב אומדנים עבור כל הפרטים העיקריים שבתכנית.
10. קביעת תהליך ההערכה
כיצד תקבע אם האירוע עבר בהצלחה או לא? האם מידת ההצלחה תלויה בכמות הנרשמים שגייסת? בכמות האורחים שנכחו? בכך שלא הפסדת כסף? או אולי בגיוס יעד מסוים של תרומות?
כשאתה מגדיר את המטרות והיעדים הראשוניים של האירוע, מומלץ לשקול כיצד תוכל להעריך את מידת הצלחתו.
מארגן אירועים – ממש לא "לעשירים בלבד"
בין אם תכננתם לשלב צוות שיפיק את החתונה שלכם ובין אם לא, כפי שציינו עשרות פעמים – למעשה, ההשקעה במארגן אירועים נועדה כדי לחסוך לכם זמן וכסף, ולא להיפך. מארגן אירועים מקצועי ידע בדיוק עם מי הוא צריך להיפגש ולדבר, על מנת לגרום לדברים להתרחש במהירות, ובכך לחסוך לכם פגישות מיותרות, שיחות טלפון לא מועילות, ריצות בחיפושים והשוואות מחירים ועוד.ההוצאה הכספית הכרוכה בהזמנת מארגן אירועים למעשה תשיג בעקיפין את החיסכון בהוצאה על החתונה.
ארגון אירועים לא חייב להיות מייגע ותהליך כואב אם הוא נעשה נכון. לפרטים נוספים בנושא הפקת אירועים, תיאום פגישה והצעות מחיר,
צור עמנו קשר עוד היום עם צוות מפיקי אירועים המוביל בישראל – פלאנרז הפקות.
