« 0723929100 צור קשר

טעויות נפוצות של מארגני אירועים שיש להימנע מהן

אנחנו עושים טעויות בעסק שלנו ובחיינו האישיים על בסיס יומי. כך אנחנו מתפתחים ולומדים. אך לטעויות מסוימות יש מחיר. תנקטו בצעדים ההכרחיים כדי למנוע את חמש הטעויות הנפוצות האלה בארגון אירועים – ואם תעשו טעות – וודאו שאתם לא חוזרים על אותה הטעות פעמיים.

לא מתחילים מספיק זמן מראש

דחייה היא האויב שלכם. זו אחת הטעויות הנפוצות ביוצר של מארגני אירועים שממנה כדאי להימנע.

אי התחלה של תהליך תכנון האירוע מספיק זמן מראש יכולה לגרום לבעיות בהמשך הדרך. ברגע שהתאריך נבחר ויש לכם את התקציב וההיקף הכולל של האירוע, גשו לעבודה. הזמינו בתי מלון ומקומות אירועים אחרים מראש כדי להבטיח את סגירת המקום בהקדם האפשרי. אם לא תעשו זאת, הדבר יגביל את מבחר המקומות ולמרבה הצער תישארו רק עם המקומות שיהיו זמינים. כמו כן, יש צורך להזמין מראש אורחים שיישאו נאום וצוותי בידור, לפני מועד האירוע עצמו. ברגע שתאריך האירוע סגור, תעשו את הבדיקות הנדרשות, וכשתחליטו מי יופיע מיד תחתמו איתו על חוזה.

רשימה לארגון אירוע היא דבר נוסף שכדאי לעשות באופן מידי. באמצעות מיפוי של כל הצעדים בתהליך ארגון האירוע, קביעת מועד להשלמתם, ותכנון לוח זמנים עבור כל אחד מהם, אתם תקבלו מדריך בעל ערך רב שיעזור לכם להתחיל את העבודה ולבצע הכל בזמן.

התחלה מאוחרת מדי זו אחת הטעויות הנפוצות ביותר בארגון אירועים.

לא בודקים קיום של אירועים מתחרים

האם אי פעם תכננתם את האירוע שלכם וגיליתם – אחרי שתהליך התכנון החל ומועד האירוע נקבע – שיש אירוע מתחרה אחר באותו היום? רק אירוע אחד ימשוך את הקהל לכן אל תסתכנו ואל תקוו לכך שהמוזמנים יבחרו את האירוע שלכם.

הימנעו לחלוטין ממצב כזה.

בצעו את בדיקת הנאותות שלכם ובדקו אם ישנה התנגשות בין אירועים לפני שיהיה מאוחר מדי. התבוננו בלוחות זמנים של מפגשים (קטנים וגדולים), חגים, אירועי ספורט גדולים ומפגשים מקומיים שיכולים להמיט הרס על אלה שמגיעים לאירוע. ברגע שקבעתם תאריך לאירוע שלכם, הפיצו את הבשורה לאורחים שלכם. תזכורות "שריינו את התאריך" ורישומים של "אירועים קרובים" נותנים למעוניינים את ההזדמנות לסמן את האירוע שלכם ביומנים שלהם.

לא מאמתים פרטים מול ספקים

לחוזה חתום עם ספק יש תוקף משפטי מחייב והוא נותן לכם מסמך כתוב שרואה בספק כאחראי על השירותים שאותם הוא מספק. עם זאת, המסמך כלל לא יעזור לכם במהלך האירוע כשתגלו שהספק פשוט לא הגיע. חוזה האירוע לא יגיש אוכל לאורחים הרעבים שלכם ולא יספק שולחנות וכיסאות לאולם ריק. בצעו אימות מול כל ספק לא פעם אחת, אלא פעמיים. כן, פעמיים. אמתו את קבלת החוזה החתום שלכם כאשר שניכם מסכימים על התנאים. אמתו זאת פעם נוספת לפני האירוע עצמו. זו לא שיחה שתנהלו על פרטים הקשורים לאספקת אוכל או תפאורה; זו שיחה שנועדה במיוחד כדי לוודא שהאירוע שלכם עדיין מופיע ביומנים שלהם.

ספקי אירועים עובדים עם אירועים רבים והטפסים שלכם יכולים בקלות ללכת לאיבוד בערמה או להיות מתויקים במקום הלא נכון על ידי מישהו אחר בחברה. לכן וודאו שזה לא קורה בכך שתחזרו אליהם כדי לבדוק ולאשר שהאירוע שלכם והפרטים בנוגע לתאריך, לשעה ולשירותים שיש לספק באמת מופיעים בלוח הזמנים שלהם. ושמרו את החוזה עם הספק בהישג יד.

העדר של תכנית גיבוי

תכנית גיבוי היא דבר מחייב בכל אירוע, ובמיוחד באירועים שמתוכננים להתקיים בטבע. תנאי מזג האוויר הם בלתי צפויים ואם סופה, סערת רוחות או ברד מאיימים לבטל את האירוע שלכם, תדאגו שיש לכם תכנית גיבוי. צריך לקחת בחשבון מועדי גשמים, מקומות אירועים חלופיים, ולוח זמנים נוסף לקיום פעילויות, אם האירוע שלכם – או חלק ממנו – מוכרחים לעבור לתוך אולם.

בנוסף למוכנות להפתעות אקלים, גם בנסיבות חריגות אחרות ניתן לטפל מראש. בהפסקות חשמל ניתן לטפל באמצעות גנרטור במקום. בחוסר מקומות בחניון ניתן לטפל באמצעות הפניית רכבים לחניונים אחרים שנקבעו מראש. בעיות זמינות של חדרים בבית מלון ניתן לפתור באמצעות הזמנה של מספר חדרי מלון נוספים בתוך בית המלון שלכם. תשקלו את הפרטים של האירוע שלכם ותשקיעו מחשבה בהיבטים שעשויים להיות יותר רגישים להתעוררות של בעיות. על ידי תכנון מראש ופיתוח של אפשרויות חלופיות, אתם יכולים להימנע מהטעויות הנפוצות ביותר בתכנון אירועים שעשויות לגבות את מחיר.

לא מעסיקים מספיק עזרה

כשמדובר בהעסקת צוות עובדים לאירוע, כדאי להעסיק כמה שיותר עובדים. זה יעלה לכם יותר כסף אך זה עלול להציל את האירוע שלכם. תדמיינו את הדבר הבא: שיירה של מכוניות מחכה להיכנס לחניון בעוד שעובדי החניון מנסים לעמוד בקצב בשיא הלחץ. שורה של אורחים מתוסכלים מחכה להזמין משקאות כאשר מלצר אחד משתדל לעמוד בביקוש. עובדי קבלת פנים מוצפים במספר גדול של אורחים שזה עתה הגיעו, וגורמים לאורחים עייפים לחכות במשך זמן רב מדי בקבלה. אתם מבינים את הרעיון. תדאגו שיהיו עובדים נוספים כדי לסייע במהלך שעות עומס, תספקו שירות נוסף לאזורים שדורשים זאת, תפתרו בעיות שמתעוררות, או הפגינו נוכחות ועזרו לאורחים שמגיעים אליכם עם שאלות, כל זה יהפוך את האירוע שלכם מאירוע טוב לאירוע מצוין.

כשאתם מעסיקים צוות עובדים, חפשו עובדים בעלי ניסיון בעבודה בסוג האירוע שאתם מארגנים. העסיקו אך ורק עובדים מקצועיים בעלי המלצות טובות. הסבירו להם על האירוע שלכם, על האורחים שיגיעו, על הציפיות שלכם, ולמי הם צריכים לפנות אם מתעוררת שאלה או בעיה. צוות עובדי האירוע – אף על פי שמגיע מספק חיצוני – מייצג אתכם ואת עסק ארגון האירועים שלכם. הכרות שלילית עם צוות עובדי האירוע תיצרב בזיכרונם של האורחים ושל הלקוח והיא יכולה להרוס אפילו את האירועים שתוכננו ברמה הגבוהה ביותר.

לפרטים נוספים בנושא הפקת אירועים, תיאום פגישה והצעות מחיר, צור עמנו קשר עוד היום עם צוות מפיקי אירועים המוביל בישראל – פלאנרז הפקות.

טעויות נפוצות של מארגני אירועים שיש להימנע מהן 5.00/5 (100.00%) 1 vote