« 0723929100 צור קשר

אנו בפלאנרז הפקות אירועים נתקלים לא פעם ולא פעמיים בשאלות רבות, בין אם מדובר בארגוני עובדים שמעוניינים בהפקת אירוע עסקי, או זוג שמעוניין בהפקת חתונה בלתי נשכחת. החלטנו לרכז עבורכם 10 טיפים מרכזיים לארגון אירוע מנקודת מבטנו והודות לניסיוננו בתחום.

"אני כל כך שמחה שמישהו אמר לי את זה!"

בתכנון החתונה שלך, יש את הדברים שנחמד לדעת מצד אחד, ויש את הדברים שפשוט חייבים לדעת מצד שני – המלצות כל כך חיוניות שכל כלה אשר התמזל מזלה לשמוע אותם תחשוב לעצמה "אני כל כך שמחה שמישהו אמר לי את זה!"

אם אתם לא בטוחים שחשבתם על הכל או אפילו משוכנעים שהכל בשליטתכם, מומלץ שתעברו על הטיפים הבאים, רק ליתר ביטחון.

הפקת-אירוע-חתונה1. צפו מראש

הנקודה הנ"ל היא ללא ספק הנקודה המרכזית בהפקת אירוע מוצלח. נסו לדמיין את כל מה שעומד להתרחש (או שהייתם רוצים שיתרחש) באירוע שלכם. עברו על האירוע כולו מתחילתו ועד סופו בראשכם, כולל היכן ומתי יזוזו האורחים וצוותי השירותים השונים. אם משהו לא מסתדר לכם, או אם אתם חשים שמשהו עלול להשתבש לאורך הדרך, טפלו בנושא מיד ואל תמתינו לדקה ה-90 – סביר להניח שהשיבוש יתרחש.

2. האורחים קודמים לכל

מיותר לציין שמומלץ מאוד להעריך את כמות האורחים לפני שננעלים על מקום לאירוע (לא להיפך!). ככלל, ההמלצה היא 2.5 – 3 מטרים רבועים לאורח. זה אולי נשמע כמו הרבה מקום, אבל חשוב לקחת בחשבון את השולחנות, הכיסאות, המעברים, צוותי ספקי השירותים השונים, רחבת ריקודים, במה עם DJ ועוד.

3. בדיקת תאריך האירוע

ודאו מראש אם החתונה שלכם נופלת על אירוע מרכזי כלשהו. אירועים אחרים עלולים להשפיע על הגעת אורחים ואם מקום האירוע שלכם בקרבת מקום לאירוע הנוסף, הדבר עלול להשפיע על תנועת רכבים בכבישים וחבל שיתחילו את האירוע שלכם בטעימה רעה של פקק.

4. תקשיבו לאמא טבע

קחו בחשבון את מזג האוויר ומטרדים פוטנציאלים נוספים. אורחים ידועים בעזיבה מוקדמת הביתה מאירועים בשיא החמסין או אולם קריר שסובל מחימום כושל. אם תכננתם לערוך אירוע בטבע, אל תשכחו לבדוק אם ישנם מאגרי מים עומדים בקרבת מקום שעלולים להוות בסיס למתקפת יתושים וחרקים.

5. בדקו אפשרות להנפקת כרטיס אשראי

זוגות רבים מנצלים את עלויות החתונה הגבוהות להנפקת כרטיס אשראי שמספק מבצעים ומתנות. בין אם התוכנית כוללת נקודות זיכוי לטיסה או קניות, איחוד כל הרכישות שקשורות לחתונה בכרטיס יכול לסייע לכם לצבור נקודות ופרסים (בהם תוכלו להשתמש בירח הדבש למשל).

6. בעל מקצוע מוביל לבעל מקצוע

אמנם לא כדאי להישמע להמלצות בצורה עיוורת, אבל המלצה טובה עשויה להוביל אתכם לבעלי מקצוע שאולי לעולם לא הייתם מוצאים בכוחות עצמכם. צלם החתונות שלכם יכול להמליץ על חברת שזירת פרחים טובה וחברת הקייטרינג להמליץ על להקה מקפיצה. במידה והחלטתם להשתמש בשירותיה של חברת הפקת אירועים כמו פלאנרז, כמובן שתוכלו להניח את דעתכם שהיא מכירה את רוב בעלי המקצוע בתעשייה – מהיוקרתי ביותר ועד הממוצע.

הפקת-אירוע

7. אל תתביישו לשאול

כמו כל עסקה, גם כאן מדובר במשא ומתן, ולא עם ספק שירות אחד כי עם כמה וכמה ספקי שירות במקביל. אם החלטתם להפיק את החתונה שלכם בעצמכם, בקשו מהספקים משהו אקסטרה למחיר – תתמקחו. רוב הספקים יעדיפו להבטיח את ההזמנה מאשר להתעקש לחסוך כמה פרוטות (מה שבדרך כלל מבריח לקוחות). דאגו לתוספות הקטנות מבעוד מועד משום שמאוחר יותר יעלם התמריץ לספק לכם אותם.

גם כאן, שוב, אם החלטתם להשתמש בשירותיו של מפיק אירועים מנוסה, המיקוח המייגע יעבור לאחריותו.

8. טפלו בבר שלכם

בדרך כלל נחוץ ברמן אחד ל- 50 אנשים (תלוי במידת מיומנותו) כדי להבטיח תור קצר. עם זאת, במידה והחלטתם להגיש קוקטיילים מיוחדים שלוקח זמן להכין, אולי תרצו לשקול לשכור ברמן נוסף או בכלל – לייעד עמדה שלמה לטובת המטרה הזו בלבד.

9. חכו לתאריך

לפעמים, תכנון של הרגע האחרון עשוי לפעול לטובתכם. ככל שהאירוע קרוב יותר, כוח המיקוח שלכם מתחזק. הודות ורוב האנשים קובעים יעד לחתונה בערך חצי שנה מראש, קביעת מועד קרוב עשויה לחסוך לכם כמה וכמה אחוזים מהעלות משום שספקי השירותים ישמחו לגרוף הכנסה מהירה.

10. תכינו את עצמכם לדחייה

דעו שככלל, בערך 30% מהמוזמנים לא יגיעו לאירוע מסיבה זו או אחרת. באופן טבעי, השיקול תלוי במקום האירוע המתוכנן, מספר האורחים שיתקלו בבעיה בלתי צפויה והתאריך שקבעתם שעשוי להתנגש עם תוכניות אחרות.

11. סינון אורחים

צמצמו את רשימת האורחים שלכם עם שיטה שנקראת "שכבות של עדיפות". מקמו את המשפחה הקרובה, צד הכלה והחברים הטובים ביותר בראש הרשימה; המשיכו הלאה עם הדודים, דודות, בני דודים וחברים אחרים שלא תוכלו לדמיין את החגיגה בלעדיהם. לאחר מכן, הוסיפו לרשימה את חברי ההורים, שכנים, עמיתים לעבודה וכן הלאה. אם תצטרכו לקצץ מעט, צמצמו מהסוף עד שתגיעו לרשימה האידיאלית.

12. שלב אחר שלב

הרכיבו לו"ז לתכנון החתונה ובצעו את הדברים שלב אחר שלב, צעד צעד, בסדר הגיוני, כך שלא תאלצו לקחת על עצמכם יותר מידי משימות בזמן קצר. אל תשכרו אף ספק עד שתיסגרו על התאריך; אל תזמינו את עוגת החתונה לפני שדמיינתם את סידור הפרחים; ואל תזמינו להקה \ DJ לפני שסגרתם על מקום האירוע.

13. ספקו מסלול הגעה מדויק

ודאו שהאוחרים יודעים לאן הם נוסעים. למרות כל תוכנות המפה האינטרנטיים כמו 'וויז' ו-'גוגל מפס', לפעמים הן עשויות לבלבל, לא לדייק או שישנה דרך קצרה ומהירה יותר. בקשו ממפיק האירועים או בעלי האולם ששכרתם לספק לכם מסלולי הגעה נוחים ואפילו בדקו אותם בעצמכם. כשהבנתם אילו מסלולים הם הטובים ביותר, תוכלו לשלוח אותם בדואר אלקטרוני לאורחים ואפילו לכלול אותם באתר האינטרנט של החתונה שלכם (אם תכננתם לבנות כזה).

14. ביקורת מזומנים

תקציב חתונה מבוסס כולו על איזון. תכננו את התקציב על ידי יצירת רשימה של הפרטים החיוניים, כמו מוזיקה, שמלת חתונה, הזמנות לחתונה, פרחים, צלם וכו', ומספרו את המרכיבים – כשהספרה 1 מייצגת חשיבות גבוהה ו- 3 את החשיבות הפחותה. השקיעו את כספכם בספרות 1 וכך תקבלו תמונה ברורה יותר של המרכיבים בהם תוכלו "לעגל פינות" ולקצץ אם יהיה צורך. זכרו – לא כל הקטגוריות יכולות להיכלל כחשיבות עליונה. למשל, אם החלטתם ששמלת כלה מעוצבת והאוכל היקר ביותר הם הדברים החשובים לכם ביותר, יתכן ותאלצו להתפשר על סידור פרחים ומשקאות זולים יותר.

15. העזרו במשטרת האופנה

אל תלכו לקנות חליפה ושמלה בעצמכם – בשלב מסוים כל התלבושות מתחילות להיראות זהות, מה שיקשה עליכם לזכור איזו אהבתם יותר מאחרות. בחרו את בן המשפחה או החבר האמין ביותר עם חוש האופנה הטוב ביותר שאתם מכירים.

דברי סיום

אלה היו 15 המלצות חמות להפקת אירוע חתונה מוצלח. מקווים שתעזרו ברשימה ותאמצו אותה (או לפחות כמה נקודות ממנה).

שיהיה במזל טוב! צוות פלאנרז הפקות אירועים.

15 המלצות חמות להפקת חתונה מוצלחת 5.00/5 (100.00%) 2 votes