« 0723929100 צור קשר

הפקת אירועים בעזרת 9 טיפים שימושיים

בפעם הבאה שתוזמנו לאירוע, הביטו סביבכם. שמתם לב למפיות הפרושות בשלמות כמניפות על השולחנות? מישהו בילה את הבוקר בסידור המפית הזו במיוחד עבורכם. רואים את שמכם על כרטיסיה? מישהו בילה חודשים בתכנון עיצוב הכרטיסיה, עיצוב הפונט שישמש לכתיבת שמכם, בחירת סוג הנייר ובחירת המקום בו תשבו ועם מי.

הפקת אירוע היא לא מדע טילים, אבל נדרשת תשומת לב קפדנית לפרטים. אם האירוע עובר ללא תקלות, הכל מתקתק כמו שעון, אבל אם משהו משתבש, צפו להצגה פומבית של כישלון.

הפקת אירועים וחתונות פלאנרזלהלן 9 טיפים שיעזרו לכם לתכנן ולהוציא אירוע גדול או קטן לפועל:

1. תתחילו בתכנון מוקדם

אין דבר כזה "יש עוד זמן" כשמדובר בהפקת אירוע. בתכנון אירוע גדול, מומלץ להתחיל 4-5 חודשים מראש. אירועים קטנים יותר ניתן להתחיל לתכנן כחודשיים מראש. אם בחרתם לשכור חברת הפקת אירועים מקצועית, היא תטפל בכל נושא החוזים מול הספקים השונים. אם בחרתם לתכנן את האירוע בעצמכם, מומלץ לדאוג לסגור את כל הפינות מול הספקים לפחות חודש לפני האירוע.

2. צרו לו"ז ארגוני

תתחילו בציון יום האירוע, וצרו רשימה מפורטת של כל מה שאמור להתרחש קודם לכן שלב אחר שלב, תוך כדי קביעת תאריך לכל שלב והפקידו את האחריות על הביצוע לאדם אחד. חלק מתאריכי היעד עשויים להשתנות כמובן, אבל תוכלו להשתמש במטלות המצוינות כנקודות התייחסות, כשכל אדם בצוות בודק ומוחק את המשימות שבוצעו.

3. משא ומתן עם ספקים

הכל ניתן למיקוח – אפילו אם נאמר לך שלא. לפני שיחה עם ספק שירות כזה או אחר, מומלץ לערוך רשימה של כל הדברים שתרצו לבקש ממנו, לקבוע את התקציב הרצוי ולציין בפניו תקציב שהוא בין 5% ל- 10% פחות. חשוב לציין שתמיד ישנן הוצאות שלא תוכלו לצפות (עלויות תפעול למיניהן, מיסים, דמי שירות מיוחדים ועוד), אז השתדלו להיות הגיוניים. עברו על הצעת המחיר בקפדנות ואל תהססו לציין בפני הספק אילו חלקים מההצעה נראים לכם יקרים מדי. אל תשכחו שבדרך כלל מדובר בשווקים תחרותיים מאוד, ורוב הספקים יהיו מוכנים להתגמש כדי לזכות בעבודה.

4.  הפרד ומשול

מפיקי אירועים בדרך כלל לא פועלים לבדם – לרשותם רשת של בעלי מקצוע ועוזרים שדואגים כל אחד לחלק מהתמונה הכוללת. אם בחרתם לשכור חברת הפקת אירועים, תהנו מזמן פנוי יותר להתמקד בדברים אחרים לפני האירוע. אם בחרתם לתכנן את האירוע בכוחות עצמכם, המלצה חמה היא להיעזר בחברים וקרובי משפחה – צוותו כל אחד לתפקיד משלו (אחריות על ארגון, קייטרינג, הזמנת העוגה וכו') – ככל שיותר מחלקי הפאזל יחולקו לצוות, פחות פרטים נוטים לחמוק דרך הסדקים. מיותר לציין שיש לבחור אך ורק חברי צוות עליהם אתם סומכים בעיניים עצומות.

5. הפקת אירוע ורשתות חברתיות

מעבר לאפשרות לפרסם תמונה של חתול חמוד, הרשתות החברתיות נהדרות עבור תכנון וארגון אירועים. אם זה בטוויטר או פייסבוק, תוכלו להקים דף אירוע ייעודי, להזמין את המשתתפים הצפויים להצטרף למעקב אחרי הדף ולעדכן בו סטטוסים שמתעדים את ההכנות. זו דרך מצוינת לערב את האורחים בהכנות, להתייעץ, לקבל אומדן על מי צפוי להגיע ומי לא, ובאופן כללי, לרכז את כל הפעילות במקום אחד נוח וויזואלי.

6. צרו תיקיית צור קשר

תוכלו לתכנן את האירוע חודשים על גבי חודשים, אבל היום המיוחל כמעט תמיד לחוץ מאד. תארגנו תיקייה ובה כל המסמכים הרלוונטים והחוזים מול הספקים השונים, העתקים נוספים של התוכניות ופרטי צור קשר נגישים.

7. תוכניות גיבוי

צרו תוכנית גיבוי להכל! משהו עלול להתעכב או במקרה הגרוע, לא להופיע כלל ולשבש את כל התוכניות. צפו מראש את הפרטים החשובים ביותר שעשויים להשפיע על מהלך האירוע שלכם, וצרו עבורם תוכנית גיבוי.

8. עברו על תוכנית האירוע

כשבועיים לפני האירוע, סקרו את התוכנית מתחילתו ועד סופו. אתם תופתעו לגלות כמה פרטים פספסתם. שבוע לפני האירוע, סקרו את התוכנית שוב ותהיו מוכנים עם כל הפרטים של הרגע האחרון.

9. צלמו תמונות, תמונות ועוד תמונות

תמונות הן הדרך הטובה ביותר להמחיש את הצלחת הפקת האירוע. השכרת צלם מקצועי היא ברורה מאיליו, כשאנחנו מדברים על תמונות בהקשר של תכנון האירוע, אנחנו מתכוונים לתיעוד מהלך התכנון עצמו. לתיעוד התכנון יתרונות רבים מובנים מאיליו כשהחשוב מכל הוא פרסום התמונות בדף האירוע שפתחתם ברשתות החברתיות.

לפרטים נוספים בנושא הפקת אירועים, תיאום פגישה והצעות מחיר, צור עמנו קשר עוד היום עם צוות מפיקי אירועים המוביל בישראל – פלאנרז הפקות.

טיפים להפקת אירועים 4.83/5 (96.67%) 6 votes